Коллеги, давно мы не писали об оптимизации работы бухгалтера НКО. Сегодня самое время!

Налоговики оштрафуют компанию даже из-за незначительной ошибки в форме 6-НДФЛ. Порой заполнить расчет без ошибок невозможно. Причина — расхождения между налоговыми и трудовыми правилами. Избежать многих ошибок получится, если изменить трудовой распорядок в компании.

Совет 1. Перенесите срок зарплаты на более позднюю дату

В чем проблема с 6-НДФЛ. Если срок зарплаты приходится на выходной или праздник, вы перечисляете деньги сотрудникам заранее (ст. 136 ТК). Проблема с 6-НДФЛ появляется, если вам приходится выдавать вторую часть зарплаты до окончания месяца. Например, если срок зарплаты — 1-е число следующего месяца, то в июне надо выдать вторую часть зарплаты 29-го.

Если удержать НДФЛ при выплате денег, то в строке 110 расчета 6-НДФЛ вы отразите более раннюю дату, чем в строке 100 (см. пример 1 ниже). По мнению Минфина, нельзя удержать НДФЛ раньше последнего числа месяца (письмо от 08.02.2018 № 03-04-09/7597). Поэтому налоговики запрашивают пояснения, если дата в строке 110 предшествует дате в строке 100.

Пример 1. Выдали зарплату до конца месяца

Как избежать проблем. Установите в правилах внутреннего распорядка или трудовых договорах более поздний день выдачи зарплаты. Выберите для второй части зарплаты период с 9-го по 12-е число следующего месяца. Для аванса — с 24-го по 27-е число. В этом случае декабрьскую зарплату не придется платить до новогодних праздников.

На заметку:  Вторую часть зарплаты нельзя выдавать позже 15-го числа (ст. 136 ТК).

Если сроки прописали в правилах внутреннего распорядка, издайте приказ директора с новыми датами. Укажите, с какого числа действуют изменения (см. образец 1 ниже). Если сроки прописали в трудовых договорах, составьте допсоглашения и подпишите у работников. В соглашениях поставьте новые сроки и укажите, с какой даты они действуют.

Поскольку вы переносите зарплату на более поздний срок, в переходный период выдайте аванс дважды, чтобы выполнить правило о выдаче зарплаты два раза в месяц. Например, если платите аванс 15 июня, то выдайте второй аванс 27 июня. Тогда работники получат деньги 15-го и 27-го числа, а окончательную зарплату — 9 июля.

Издайте приказ директора о внеплановой выплате.

Совет 2. Установите единый день для выплаты отпускных

В чем проблема с 6-НДФЛ. Если вы выдаете отпускные несколько раз в месяц, то каждую выплату придется отражать отдельным блоком в разделе 2 расчета 6-НДФЛ. Хотя срок оплаты налога в строке 120 со всех отпускных месяца одинаковый — последний день месяца, в котором вы выдали деньги, дата дохода в строке 100 и дата удержания НДФЛ в строке 110 расчета 6-НДФЛ отличаются. Налог вы удерживаете при каждой выплате (см. пример 2 ниже). Таким образом, заполнять расчет становится сложнее, и вы рискуете пропустить какую-то выплату.

Пример 2. Выплатили отпускные работникам в разные дни

500 руб. -штраф за отчет 6-НДФЛ с неверными сведениями (п. 1 ст. 126.1 НК).

Как избежать проблем. Установите единый день для выплаты отпускных приказом директора  Например, если сотрудники идут отдыхать во второй половине месяца, выдавайте отпускные не позднее 15-го числа. Сотрудники должны подать заявления на отпуск минимум за две недели. Поэтому к середине месяца у вас должны быть все данные для расчета среднего заработка.

Можно также установить день недели, когда станете выплачивать отпускные. Например, каждую среду или четверг. В этот день выдавайте отпускные всем работникам, которые идут в отпуск со следующей недели.

По закону выдать деньги работникам нужно не позднее чем за три календарных дня до начала отпуска (ст. 136 ТК). Если вы рассчитаетесь раньше, то ничего не нарушите. Чтобы не пропустить сроки расчетов с работниками, просите сотрудников не задерживать заявления на отпуска.

Совет 3. Предоставляйте отпуска только за отработанное время

В чем проблема с 6-НДФЛ. Продолжительность обычного отпуска — 28 календарных дней. Новые работники могут попросить отпуск авансом. Например, сотрудник отработал только полгода, а берет отпуск на все 28 дней.

Проблема в том, что работник может уволиться, не отработав отпуск. В этом случае придется удержать неотработанную сумму, пересчитать НДФЛ с лишних отпускных и подать уточненный расчет 6-НДФЛ (письмо УФНС по г. Москве от 12.03.2018 № 20-15/049940).

Как избежать проблем. Договоритесь с работниками, что предоставляете отпуска только за отработанные дни. Исключение касается случаев, когда вы не вправе отказать во внеплановом отпуске. Например, женщина имеет право взять полный отпуск до декрета, сразу после него или после отпуска по уходу за ребенком (ст. 260 ТК).

Совет 4. Обяжите работников предупреждать о больничных в первый день

В чем проблема с 6-НДФЛ. Сотрудники часто не извещают бухгалтера о своей нетрудоспособности. Они приносят больничные в бухгалтерию, когда вышли на работу после болезни. К этому времени вы уже начислите зарплату без учета пособия и включите доходы в 6-НДФЛ. Тогда придется пересчитать зарплату, НДФЛ, начислить пособие и уточнить 6-НДФЛ.

Как избежать проблем. Внесите поправки в правила внутреннего распорядка. Пропишите, что работники обязаны информировать о больничных непосредственного начальника в первый день нетрудоспособности. А начальники отделов и подразделений должны передавать эту информацию в тот же день в бухгалтерию.

Совет 5. Рассчитывайтесь с уволенными в последний день работы

В чем проблема с 6-НДФЛ. В расчете 6-НДФЛ вы отражаете зарплату работника, который расторг договор, а также его компенсацию за неиспользованный отпуск. У этих двух выплат разные даты дохода. У зарплаты — день увольнения сотрудника (п. 2 ст. 223 НК). У компенсации за неиспользованный отпуск — день выплаты денег (п. 1 ст. 223 НК).

Если вы выдаете эти суммы не в последний рабочий день сотрудника, а раньше или позже, придется заполнять для разных видов выплат уволенному работнику два блока в разделе 2 формы 6-НДФЛ (см. пример 3 ниже). В одном вы покажете зарплату, в другом — компенсацию за отпуск.

Пример 3. Выплатили деньги в предпоследний день работы сотрудника

Как избежать проблем. Выдавайте все суммы при увольнении в последний день работы сотрудника. Тогда вы запишете зарплату за последний месяц работы и компенсацию отпускных в одном блоке раздела 2. В строках 100 и 110 поставите дату выплаты, в строке 120 — следующий рабочий день (п. 6 ст. 226 НК).

Срок уплаты НДФЛ с отпускных — последний день месяца, в котором компания рассчиталась с работником (п. 6 ст. 226 НК). К компенсации это правило не относится. Налог с компенсации перечислите не позднее следующего рабочего дня после выдачи денег.

На заметку !

Как избежать неудержанного НДФЛ?

Если выдаете работникам натуральные доходы, например подарки, вы не сможете удержать НДФЛ. Тогда придется отражать в строке 080 раздела 1 расчета 6-НДФЛ неудержанный налог. В такой ситуации налог работодатель удерживает при следующих выплатах денег.

Все будет проще, если вы станете выдавать подарки и прочие неденежные доходы в день зарплаты. Тогда вы удержите весь НДФЛ из заработка.