Коллеги, кто о чем, а мы все об отчетности..

Об НДФЛ, удержанном из доходов физлиц, отчитывайтесь ежеквартально. Для этого составляйте форму 6-НДФЛ. Она утверждена приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. В этом же документе есть электронный формат и порядок заполнения.

В данной рекомендации – подробно о том, как заполнить каждую графу расчета 6-НДФЛ и как сдать отчет в инспекцию.

Форма 6-НДФЛ не отменяет обязанность составлять годовые справки по форме 2-НДФЛ. Отличие справки 2-НДФЛ от формы 6-НДФЛ в том, что справку сдают за каждого человека, а форму – в целом по организации.

Внимание: форму 6-НДФЛ доработали. По обновленной форме отчитывайтесь после того, как изменения вступят в силу

Форма 6-НДФЛ и порядок ее заполнения утверждены ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450. Осенью 2017 года ФНС обнародовала проект изменений в этот приказ. После того как эти изменения будут утверждены, зарегистрированы в Минюсте и опубликованы, отчитывайтесь на обновленном бланке. Пока поправки не вступили в силу, применяйте прежнюю форму и порядок заполнения.

Кто должен составлять и сдавать расчеты 6-НДФЛ

Сдавать расчеты по форме 6-НДФЛ должны все налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК). Основание, по которому организация или предприниматель признается налоговым агентом (ст. 226 или 226.1 НК), значения не имеет (письмо Минфина от 02.11.2015 № 03-04-06/63268).

Как правило, налоговые агенты по НДФЛ – это работодатели, то есть организации и предприниматели, которые выплачивают доходы по трудовым договорам. Или заказчики – организации и предприниматели, которые выплачивают доходы исполнителям на основании гражданско-правовых договоров.

Если в течение отчетного периода организация (предприниматель) не начисляли и не выплачивали физлицам никаких доходов, не удерживали НДФЛ и не перечисляли налог в бюджет, сдавать расчеты 6-НДФЛ не нужно. В таких случаях организация (предприниматель) не признается налоговым агентом. А сдавать расчеты должны именно налоговые агенты. При этом организация (предприниматель) вправе представить, а инспекция обязана принять нулевой расчет 6-НДФЛ.

Это следует из абзаца 3 пункта 2 статьи 230 НК и подтверждается письмами ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984, от 23.03.2016 № БС-4-11/4901 и от 04.05.2016 № БС-4-11/7928.

Главбух советует: если не сдаете нулевой расчет, направьте в инспекцию письмо о том, что не являетесь налоговым агентом. Это обезопасит от претензий проверяющих и от блокировки расчетного счета.

Не дождавшись расчета по форме 6-НДФЛ, налоговая инспекция может заблокировать расчетный счет компании (п. 3.2 ст. 76 НК). Ведь у нее не будет сведений, являетесь ли вы налоговым агентом или просто забыли подать расчет. Поэтому их лучше предупредить заранее. Письмо составьте в свободной форме.

Если фактических выплат физлицам не было, но зарплата начислялась, то 6-НДФЛ придется сдать. Ведь с признанного дохода нужно исчислить НДФЛ, даже если он еще не выплачен (п. 3 ст. 226 НК). Это обязанность налогового агента, следовательно, начисленную сумму дохода и исчисленную сумму НДФЛ в расчете необходимо отразить.

А как поступить, если доходы были начислены и выплачены только один раз в середине года? Например, во II квартале? В этом случае за I квартал расчет сдавать не надо. Но за полугодие, девять месяцев и за год расчеты сдать придется. Причем в расчете за девять месяцев и за год нужно заполнить только раздел 1. Об этом сказано в письме ФНС от 23.03.2016 № БС-4-11/4958.

Обособленные подразделения

Если организация имеет обособленные подразделения, расчет 6-НДФЛ нужно сдать по местонахождению каждого такого подразделения (абз. 4 п. 2 ст. 230 НК). Эта обязанность не зависит от того, наделено обособленное подразделение правом выплачивать доходы сотрудникам или нет.

.

Какие доходы включать в расчет1

В расчет по форме 6-НДФЛ включайте все доходы, при выплате которых организация признается налоговым агентом. Это зарплата, премии, вознаграждения по гражданско-правовым договорам и другие доходы. Необлагаемые доходы по статье 217 НК в расчете не отражайте. При этом учтите особенность по доходам, которые не облагаете налогом в пределах установленных нормативов (п. 1.1 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 14.10.2015 № ММВ-7-11/450, письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984).

Доходы иностранцев, которые освобождаются от налогообложения по международным договорам, в форме 6-НДФЛ не отражайте. Информировать налоговые инспекции о таких выплатах нужно в особом порядке. Аналогичные разъяснения есть в письме ФНС от 13.04.2016 № БС-4-11/6417.

Также не нужно отражать в форме 6-НДФЛ доходы сотрудников, которые работают дистанционно на территории иностранного государства. Доходы, которые платят таким сотрудникам, получены от источников за пределами России (подп. 6 п. 3 ст. 208 НК). Если сотрудник признается налоговым резидентом РФ, то НДФЛ с полученного дохода он уплатит самостоятельно. Организация в этом случае не налоговый агент по НДФЛ. Если сотрудник не является резидентом РФ, то его доход НДФЛ не облагается (п. 2 ст. 209 НК). Такой подход подтвержден письмом ФНС от 27.03.2017 № БС-4-11/5602.

Авансы отражайте в расчете в составе зарплаты. Отдельно их выделять не нужно. Датой получения дохода в виде зарплаты является последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК). В этот день вы рассчитаете налог со всей зарплаты, включая и ранее выданный аванс. Сумма аванса доходом для целей обложения НДФЛ не признается. Поэтому дату выплаты аванса в разделе 2 не указывайте.

Когда сдавать?

Расчеты по форме 6-НДФЛ сдавайте в следующие сроки:2

  • по итогам I квартала – не позднее 30 апреля,
  • по итогам полугодия – не позднее 31 июля,
  • по итогам 9 месяцев – не позднее 31 октября,
  • по итогам года – не позднее 1 апреля следующего года.

Об этом сказано в абзаце 3 пункта 2 статьи 230 НК.

Если последний срок подачи формы 6-НДФЛ приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то расчет сдайте в ближайший за ним рабочий день (п. 7 ст. 6.1 НК, письмо ФНС от 21.12.2015 № БС-4-11/22387). Крайние сроки на 2018–2019 годы смотрите в таблице:

Отчетный период Расчет подайте не позднее
2017 год 2 апреля 2018 года
I квартал 2018 года 3 мая 2018 года
I полугодие 2018 года 31 июля 2018 года
9 месяцев 2018 года 31 октября 2018 года
2018 год 1 апреля 2019 года

Куда сдавать?

Расчеты по форме 6-НДФЛ нужно сдавать в налоговые инспекции по месту учета налоговых агентов (п. 2 ст. 230 НК). Как правило, организации представляют такие расчеты в инспекции, где они состоят на учете, по своему местонахождению, а предприниматели – по местожительству. Это следует из пункта 1 статьи 83 и статьи 11 НК. Однако в зависимости от статуса организации (предпринимателя) и источника выплаты дохода порядок представления расчетов по форме 6-НДФЛ может быть иным. Сориентироваться во всех ситуациях поможет следующая таблица:

№ п/п Кто и где и получает доходы Куда подавать форму 6-НДФЛ Основание
1 Сотрудники головного отделения получают доходы от головного отделения В налоговую инспекцию по местонахождению головного отделения п. 2 ст. 230 НК
21 Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений В налоговые инспекции по местонахождению обособленных подразделений.

Форму 6-НДФЛ составляйте по каждому обособленному подразделению. Даже если эти подразделения состоят на учете в одной и той же налоговой инспекции

Обособленное подразделение ликвидировали (закрыли)? Предоставьте по месту учета такого подразделения расчет за последний налоговый период, то есть за период времени от начала года до дня завершения ликвидации (закрытия) обособленного подразделения

 абз. 4 п. 2 ст. 230, п. 3.5 ст. 55 НК

письма ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984, от 02.03.2016 № БС-4-11/3460
3 Сотрудники одновременно получают доходы и в головном отделении, и в обособленных подразделениях письма Минфина от 07.08.2012 № 03-04-06/3-222, ФНС от 30.05.2012 № ЕД-4-3/8816
·         по доходам за время, отработанное в головном отделении В инспекцию по местонахождению головного отделения организации (с указанием КПП и кода ОКТМО головного отделения)
·         по доходам за время, отработанное в обособленных подразделениях В инспекцию по местонахождению каждого обособленного подразделения (с указанием КПП и кода ОКТМО соответствующего обособленного подразделения)
4 Сотрудники обособленных подразделений получают доходы от обособленных подразделений, которые находятся в одном муниципальном образовании, но на территориях разных налоговых инспекций В инспекцию по месту учета. Встать на учет можно в любой инспекции на территории муниципального образования. В эту инспекцию и подавайте расчеты по всем обособленным подразделениям, которые расположены на территории муниципального образования ст. 83, абз. 4 п. 2 ст. 230 НК

письмо ФНС от 05.10.2016 № БС-4-11/18870
5 Сотрудники предпринимателя, который работает на ЕНВД или патентной системе налогообложения В инспекцию по месту ведения деятельности на ЕНВД или патентной системе налогообложения

Деятельность на ЕНВД или ПСН прекратили? Предоставьте по месту ведения такой деятельности за последний налоговый период, то есть за период времени от начала года до дня прекращения бизнеса на данном спецрежиме

 абз. 6 п. 2 ст. 230 НК
6 Сотрудники предпринимателя, который совмещает ЕНВД и УСН По сотрудникам, занятым в деятельности на ЕНВД, – в инспекцию по месту такой деятельности

По сотрудникам, занятым в деятельности на УСН, – в инспекцию по местожительству предпринимателя

 письмо ФНС от 01.08.2016 № БС-4-11/13984
7 Сотрудники организаций – крупнейших налогоплательщиков, включая обособленные подразделения В территориальные налоговые инспекции в том же порядке, что и обычные организации абз. 5 п. 2 ст. 230 НК, письмо ФНС от 19.12.2016 № БС-4-11/24349

Порядок заполнения можно скачать ЗДЕСЬ