Поскольку этот отчет бухгалтера сдают в этом году впервые, мы приводим пояснения  Надежды Кулюкиной, эксперта журнала «Вмененка»:

«Скоро вы впервые сдадите в ПФР годовую форму СЗВ-СТАЖ. Крайний срок сдачи — 1 марта. Самое сложное в отчете — не ошибиться в личных данных сотрудников и присвоить верные коды периодам работы. Из-за ошибок фонд не примет отчет, а за каждого работника с неверными данными оштрафует на 500 руб.

На каких работников заполнять СЗВ-СТАЖ ?

Заполняйте форму СЗВ-СТАЖ на всех работников, с кем заключали трудовые или гражданско-правовые договоры. В годовой отчет также включите сотрудников, которые в 2017 году уволились или прекратили работать из-за того, что вышли на пенсию.

В отчете укажите только застрахованных — физлиц, с выплат которым надо платить пенсионные взносы. Суммы по договорам аренды и купли-продажи взносами не облагаются (п. 4 ст. 420 НК). А значит, арендодатели и продавцы в отчет не попадут. ►

► Сдавайте СЗВ-СТАЖ по форме, утвержденной постановлением Правления ПФР от 11.01.2017 № 3п. Общую информацию о сдаче СЗВ-СТАЖ смотрите в таблице:.

Кто сдает	Компании и предприниматели, у которых в 2017 году были сотрудники и внештатники
Куда сдавать	Компании отчитываются по основному адресу и по местонахождению обособленных подразделений, которые самостоятельно платят взносы. А ИП отчитываются по адресу проживания
В каком виде сдавать	Если сдаете сведения на 25 застрахованных и более, то отправляйте отчет по интернету. При количестве работников менее 25 человек сдайте СЗВ-СТАЖ на бумаге или по интернету
Штрафы	Вам грозят штрафы: — 500 руб. за каждого застрахованного, если опоздали с отчетом; — 500 руб. за каждого физлица, по которому указали неверные сведения; — 500 руб. за каждого сотрудника, которого не включили в форму; — 1000 руб., если сдали бумажный отчет вместо электронного

Как заполнить сведения о компании ?

Начните заполнять СЗВ-СТАЖ с регистрационного номера вмененщика в ПФР, ИНН и КПП. Продублируйте эти данные в первом разделе формы. Здесь же отразите краткое наименование фирмы.

Предприниматели записывают Ф. И. О. и ИНН, а ячейки для КПП оставляют пустыми.

Если ошибетесь в регистрационном номере вмененщика или ИНН, фонд не примет отчет. Это следует из таблицы 40 приложения 2 к формату СЗВ-СТАЖ (утв. постановлением № 3п). При таких ошибках фонд вышлет протокол с кодом 50. Это означает, что вам понадобится сдать бланк еще раз.

Укажите, что сдаете исходные сведения. В нужной ячейке поставьте знак «Х». Также отразите отчетный период — 2017 год. Образец заполненной формы смотрите ниже.

 

Как отразить данные о работниках и стаже ?

Сведения о работниках и их стаже вы отражаете в таблице в третьем разделе формы. Рассмотрим, что здесь отразить.

По каждому работнику заполните отдельные строки. Запишите Ф. И. О. сотрудника и его СНИЛС (графы 2—5). Если вы ошибетесь в СНИЛС работника или не отразите страховой номер, то ПФР не примет сведения на этого человека. Подробности об ошибках в СНИЛС —далее.

Когда ПФР не примет отчет из-за СНИЛС работника?

ПФР не примет данные на работника, у которого нет СНИЛС. Также специалисты фонда откажутся принимать сведения на тех сотрудников, по которым вы отразили неверные страховые номера. Это следует из приложения 2 к формату СЗВ-СТАЖ (утв. постановлением № 3п). При ошибках в СНИЛС фонд вышлет положительный протокол с кодом 30. Это означает, что ПФР принял сведения только на тех работников, по которым вы отразили верные данные.

Если сотрудник не получал СНИЛС или потерял его, то получите свидетельство в фонде. Подайте анкету застрахованного лица или заявление о выдаче дубликата. В обоих случаях фонд выдаст страховое свидетельство через пять рабочих дней.

Если у вас есть данные о СНИЛС, но фонд их завернул, проверьте, не менял ли работник фамилию. Если сотрудник получил СНИЛС на новую фамилию, то ее и надо показать в СЗВ-СТАЖ.

Каждому работнику присвойте порядковый номер в графе 1 формы.

В графах 6 и 7 отразите даты периодов работы застрахованного. Все даты укажите в пределах с 01.01.2017 по 31.12.2017.

По большинству работников вам придется заполнить несколько строк — периодов стажа. Например, в июле сотрудник находился в оплачиваемом отпуске. В этом случае нужно отдельно показать период работы и отпуска. В отдельной строке также отразите время болезни.

Ф. И. О. и СНИЛС работника впишите только один раз, даже если отражаете несколько периодов стажа.

Графы 8—14 в таблице оставьте пустыми, если сотрудник работал по трудовому договору в обычных условиях.

Графу 8 заполните, если работник трудился в особых территориальных условиях. Например, работу на Крайнем Севере обозначьте кодом «РКС», а в сельском хозяйстве — «СЕЛО». Все специальные коды для особых территориальных условий смотрите в приложении к постановлению № 3п.

В графе 9 укажите код, если сотрудник работал в особых условиях труда. Например, стаж водителя автобусов на регулярных городских пассажирских маршрутах покажите кодом 27-10.

Графу 10 не заполняйте, потому что она нужна для кодов по особым специальностям, например по водолазам. Вмененщики такими видами деятельности не занимаются.

Графу 11 заполняйте, если по периоду надо отражать дополнительные сведения, например время оплачиваемого отпуска или работы по гражданско-правовому договору. Тогда в графе 11 укажите код дополнительных сведений (см. таблицу).

Коды периодов работы

Код	Период
ДЕТИ	Отпуск по уходу за ребенком до полутора лет
ДЛДЕТИ	Отпуск по уходу за ребенком от полутора до трех лет
ДЕКРЕТ	Отпуск по беременности и родам
ДОГОВОР	Работа по гражданско-правовому договору
НЕОПЛДОГ	Работа по гражданско-правовому договору, выплаты за который начислили в следующие отчетные периоды
ДЛОТПУСК	Оплачиваемый отпуск
ВРНЕТРУД	Дни болезни
СДКРОВ	Дни сдачи крови и предоставленные в связи с этим дни отдыха
ОТСТРАН	Время, когда работника отстранили от работы не по его вине
ПРОСТОЙ	Время простоя по вине работодателя
УЧОТПУСК	Учебные отпуска работникам
НЕОПЛ	Отпуск без сохранения заработной платы, простой по вине работника
ДЕТИПРЛ	Отпуск по уходу за ребенком до трех лет, который использует бабушка, дед, другие родственники

Периоды по трудовому договору заполняйте в календарной последовательности. Например, работник брал отпуск с 10 по 20 марта. А в остальных месяцах работал. Тогда сначала укажите период работы до отпуска с 1 января по 9 марта. Затем отразите дни отдыха с 10 по 20 марта и далее период работы после отпуска с 21 марта по 31 декабря.

У многих бухгалтеров, которые уже сдали отчет, появились сложности с кодом ДЛОТПУСК. Если вы отразили такой код, то ПФР выдаст предупреждение. В этом случае не стоит волноваться. Ваш отчет фонд принял. Но фонд обращает внимание, что если в отпуск ходил работник с льготным стажем, то в форме нужно также отразить специальные коды профессий или условий труда. А если вы пока не сдали форму, то можете периоды отпуска у обычных работников вовсе не выделять. Тогда ПФР не выдаст никаких предупреждений.

Графы 12 и 13 заполните по сотрудникам, которые вправе уйти на пенсию досрочно.

В графе 14 поставьте знак «Х», если работник уволился 31 декабря. В остальных случаях оставьте графу пустой.

Что делать, если фонд не принял отчет с первого раза, читайте во врезке.

Что делать, если ПФР не принял СЗВ-СТАЖ с первого раза ?

ПФР может не принять отчет или часть сведений из него. Так произойдет, если, например, вы заполнили не ту форму или использовали неверный формат, допустили ошибки в СНИЛС работников, ИНН компании. Специалисты фонда выдадут под расписку, направят по почте или по интернету документ об ошибках. Если вы исправите несоответствия в течение пяти рабочих дней, ПФР не оштрафует вмененщика за недостоверные сведения (п. 37 Инструкции, утв. приказом Минтруда от 21.12.2016 № 766н). Также вам не придется платить штраф за опоздание с отчетом, если исправления предоставите после 1 марта.

Четвертый и пятый разделы в СЗВ-СТАЖ за 2017 год не заполняйте. Дело в том, что эти разделы нужно заполнить, только когда подаете в ПФР отдельную форму на будущего пенсионера.

Как сформировать пачку с формой СЗВ-СТАЖ?

Соберите все листы СЗВ-СТАЖ по всем работникам в одну пачку. К пачке сделайте одну опись по форме ОДВ-1 (утв. постановлением № 3п). Без описи ПФР отчет не примет.

В первом разделе отразите реквизиты компании или ИП — регистрационный номер, ИНН, КПП, наименование, Ф. И. О. Во втором разделе укажите код отчетного периода 0. Рядом впишите 2017 год. Отметьте знаком «Х», что подаете исходные сведения.

В третьем разделе укажите количество физлиц, на которых сдаете СЗВ-СТАЖ. Нет ошибки, если количество людей в ОДВ-1 и СЗВ-СТАЖ совпадает. Если количество различается, то ПФР не примет форму. Также фонд откажется принять бланк, если данные о вмененщике в СЗВ-СТАЖ и ОДВ-1 различаются (регистрационный номер, ИНН, КПП и название).

Пятый раздел описи заполните, если в отчете указали периоды, которые дают право на досрочную пенсию.

А вот четвертый раздел ОДВ-1 при сдаче годовой СЗВ-СТАЖ не заполняйте. Этот раздел нужно заполнить, если сдаете другие формы, например СЗВ-КОРР.