Какие доходы включить в справку

В справку по форме 2-НДФЛ нужно включить все доходы, которые облагаются налогом. Таким образом, учтите все суммы, которые выплатили гражданину, как по трудовому, так и по гражданско-правовому договору (п. 3 ст. 226, ст. 210 НК).

Выплаты по договорам комиссии, аренды

Ситуация: нужно ли сдать в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ о доходах, выплачиваемых гражданину по договору комиссии. Организация заключила с гражданином соглашение на продажу имущества, в котором она выступает комиссионером

Нет, не нужно.

По договору комиссии одна сторона (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) совершить за вознаграждение одну или несколько сделок от своего имени, но за счет комитента (п. 1 ст. 990 ГК). Имущество, поступившее комиссионеру, является собственностью комитента (п. 1 ст. 996 ГК). Поэтому, получая доход от его продажи, комитент (гражданин) должен самостоятельно рассчитать и уплатить НДФЛ (подп. 2 п. 1 ст. 228 НК).

Таким образом, организация-комиссионер не является налоговым агентом в отношении доходов, полученных гражданами от продажи по договору комиссии принадлежащего им имущества. А значит, представлять справку по форме 2-НДФЛ она не должна.

Исключением из данного правила являются договоры комиссии на продажу ценных бумаг, финансовых инструментов срочных сделок. В этом случае отчитаться по доходам граждан должна организация, выплачивающая доход. Такой порядок следует из положений статьи 214.1, подпункта 1 пункта 2 статьи 226.1 и подпункта 2 пункта 1 статьи 228 НК.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина от 28.06.2013 № 03-04-06/24647, от 27.06.2013 № 03-04-05/24394.

Ситуация: нужно ли сдать справку 2-НДФЛ по доходам гражданина, полученным по агентскому договору. Организация от своего имени, но по поручению гражданина сдает в аренду его помещение. Арендная плата поступает на счет организации

Нет, не нужно.

По агентскому договору одна сторона (агент) обязуется совершить за вознаграждение определенные действия по поручению и за счет другой стороны (принципала). В данном случае агент выступает: от своего имени, либо от имени принципала. Об этом сказано в статье 1005 ГК.

Перечень доходов, при получении которых гражданин должен отчитаться в налоговой инспекции самостоятельно, приведен в статье 228 НК (п. 1 ст. 229 НК). В частности, гражданин должен самостоятельно рассчитать и уплатить НДФЛ (а значит, и представить отчетность) в отношении доходов, полученных по гражданско-правовым договорам от граждан или организаций, которые не являются налоговыми агентами (подп. 1 п. 1 ст. 228 НК).

Источник дохода для арендодателя – это арендатор, а не посредник. Поэтому организация, которая действует по поручению гражданина, – не налоговый агент. Поэтому удерживать налог и подавать в инспекцию 2-НДФЛ она не должна. Это следует из пункта 1 статьи 226 и пункта 2 статьи 230 НК. Рассчитать НДФЛ, представить отчетность и заплатить налог арендодатель должен самостоятельно. Аналогичные выводы есть в письмах Минфина от 03.09.2015 № 03-04-06/50972 и от 25.06.2014 № 03-04-06/30465.

Ситуация: нужно ли сдать в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ в отношении доходов, полученных гражданами по договору аренды. Организация арендует помещение у гражданина, не являющегося предпринимателем

Да, нужно.

Перечень доходов, по которым гражданин должен отчитаться в налоговой инспекции самостоятельно, приведен в статье 228 НК (п. 1 ст. 229 НК). В частности, в подпункте 1 пункта 1 указанной статьи сказано, что гражданин должен самостоятельно рассчитать и уплатить НДФЛ (а значит, и представить отчетность) в отношении доходов, полученных по гражданско-правовым договорам от граждан или организаций, которые не являются налоговыми агентами. К таким доходам относятся, например, выплаты, полученные от банка по его векселям или от иностранной организации, которая не создает в России представительства. Российские организации-арендаторы или представительства иностранных организаций в России признаются налоговыми агентами (п. 1 ст. 226 НК). Поэтому в отношении доходов по договору аренды, заключенному с российской организацией или представительством иностранной организации в России, гражданин самостоятельно налог не рассчитывает и не уплачивает. В этом случае удержать и перечислить НДФЛ должна организация-арендатор. Следовательно, и справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию также представляет организация-арендатор (п. 1 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК).

Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письмах от 15.07.2010 № 03-04-06/3-148, от 20.07.2009 № 03-04-06-01/178.

Ситуация: нужно ли сдать справку 2-НДФЛ по доходам, полученным гражданином по договору аренды. Организация арендует жилье для сотрудников. По договору арендатором является организация

Да, нужно.

Перечень доходов, при получении которых гражданин должен отчитаться в налоговой инспекции самостоятельно, приведен в статье 228 НК (п. 1 ст. 229 НК). В частности, гражданин должен самостоятельно рассчитать и уплатить НДФЛ (а значит, и представить отчетность) в отношении доходов, полученных по гражданско-правовым договорам от граждан или организаций, которые не являются налоговыми агентами (подп. 1 п. 1 ст. 228 НК). К таким доходам относятся, например, выплаты, полученные от банка по его векселям или от иностранной организации, которая не имеет в России обособленных подразделений. Российские организации-арендаторы признаются налоговыми агентами (п. 1 ст. 226 НК). Поэтому в отношении доходов по договору аренды, заключенному с российской организацией, гражданин самостоятельно налог не рассчитывает и не уплачивает. В этом случае обязанность по удержанию и перечислению НДФЛ ложится на организацию-арендатора. Следовательно, и справку по форме 2-НДФЛ в налоговую инспекцию также представляет организация-арендатор (п. 1 ст. 226, п. 2 ст. 230 НК). Это правило применяется и в том случае, если организация арендует помещение с целью передачи его в пользование своим сотрудникам, а также членам их семей.

Аналогичной позиции придерживается Минфин России в письмах от 07.04.2009 № 03-04-06-01/83, от 24.12.2007 № 03-04-08-01/64.

Материальная помощь

Ситуация: нужно ли сдать в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ в отношении материальной помощи (подарков) в сумме, не превышающей 4000 руб. Другие доходы гражданину в течение налогового периода не выплачивались

Нет, не нужно.

По общему правилу представлять в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ должны налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК). Доходы в виде материальной помощи (подарков) в сумме, не превышающей 4000 руб. в пределах календарного года, НДФЛ не облагаются (п. 28 ст. 217 НК). В отношении этих доходов организация не признается налоговым агентом. Следовательно, она не должна вести учет этих доходов, удерживать с них НДФЛ, а также подавать в налоговую инспекцию сведения по форме 2-НДФЛ (п. 1 ст. 226, п. 1 ст. 24 НК). Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина от 20.07.2010 № 03-04-06/6-155, от 29.01.2010 № 03-04-06/6-4, от 06.04.2009 № 03-04-06-01/79, от 16.03.2009 № 03-04-06-01/62 и ФНС от 19.01.2017 № БС-4-11/787, от 08.11.2010 № ШС-37-3/14851.

Есть примеры судебных решений, которые подтверждают такую точку зрения (см., например, определения ВАС от 09.04.2010 № ВАС-3867/10, от 05.11.2008 № 12980/08, постановления ФАС Восточно-Сибирского округа от 02.12.2009 № А33-8418/2008, от 20.02.2008 № А33-11147/07-Ф02-374/08, Западно-Сибирского округа от 17.06.2008 № Ф04-3698/2008(6798-А27-29), от 19.03.2008 № Ф04-2003/2008(2378-А27-34), Уральского округа от 30.06.2009 № Ф09-3585/09-С3, от 05.03.2009 № Ф09-983/09-С2, Центрального округа от 06.11.2007 № А09-6171/06-29-12-29, от 08.06.2006 № А35-1803/05-С3, Северо-Западного округа от 20.11.2008 № А05-10210/2007, от 12.01.2006 № А66-1551/2004).

Главбух советует: доходы, которые облагаются налогом лишь сверх определенной суммы, но лимит этот не превысили, лучше все же отражать в справке 2-НДФЛ. Это обезопасит организацию от возможных претензий со стороны налоговой инспекции.

Если не включать в справку 2-НДФЛ сведения о доходах, указанных в пункте 28 статьи 217 НК, это может исказить реальные налоговые обязательства человека, получившего такие доходы. Допустим, один и тот же сотрудник в течение года получал матпомощь (подарки, возмещение расходов на лечение) в размере, не превышающем 4000 руб., у нескольких работодателей.
Очевидно, что в такой ситуации общая сумма льготируемых доходов, полученных сотрудником за год, может быть больше необлагаемой величины. Однако никакой информации об этом налоговая инспекция не получит. При проверке, выявив расхождения между суммами выплат в первичных документах и доходами, отраженными в справках 2-НДФЛ, инспекторы могут обвинить организацию:
– либо в том, что она не указала в справке 2-НДФЛ сведения о льготируемых доходах в пределах 4000 руб.;
– либо в том, что она вообще не сдала справку о доходах, если, помимо льготируемых выплат, сотрудник в течение года больше ничего не получал.

В первом случае инспекция может попытаться оштрафовать организацию по статье 129.1 (на сумму от 5000 до 20 000 руб.), во втором – по статье 126 (200 руб. за каждую несданную справку) НК.

В арбитражной практике есть примеры судебных решений, в которых признается правомерность такого подхода. При этом суды исходят из того, что организации, которые оказывают гражданам материальную помощь или вручают подарки, признаются налоговыми агентами по НДФЛ независимо от размера выплаченных доходов. Если сумма доходов не превышает величину, установленную пунктом 28 статьи 217 НК, организация не освобождается от обязанностей налогового агента. Просто круг этих обязанностей несколько сужается и ограничивается ведением учета выплаченных доходов и передачей соответствующих сведений в налоговую инспекцию. Такие выводы содержатся в определении ВАС от 06.04.2007 № 3640/07, постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 16.12.2008 № А82-2813/2008-20, от 21.12.2006 № А38-443-17/118-2006, Поволжского округа от 12.01.2006 № А06-3897У-4-13/05. Кстати, аналогичные разъяснения раньше давали и представители налоговой службы (см., например, письмо ФНС от 17.11.2006 № 04-2-02/688).

Призы стимулирующих лотерей

Ситуация: нужно ли сдать в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ в отношении призов (выигрышей), полученных гражданами в результате проведения стимулирующей (бесплатной) лотереи (лотереи, проводимой в целях рекламы товаров)

Да, нужно.

Справки по форме 2-НДФЛ должны подавать налоговые агенты (п. 2 ст. 230 НК). Организатор стимулирующей лотереи признается налоговым агентом в отношении призов (выигрышей) стоимостью более 4000 руб. Это следует из положений пункта 28 статьи 217, пунктов 1 и 2 статьи 226 НК.

Ставка, по которой налоговый агент удерживает НДФЛ с указанных призов (выигрышей), равна 35 процентам (п. 2 ст. 224 НК). При этом если гражданин получил выигрыш в натуральной форме и организатор стимулирующей лотереи не выплачивал ему деньги, то в налоговую инспекцию необходимо сообщить о невозможности удержания НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК). Если доходы, из которых невозможно удержать налог, выплачены в 2017 году, сообщить о них в налоговую инспекцию нужно не позднее 1 марта 2018 года.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина от 15.03.2012 № 03-04-05/9-305, от 19.01.2012 № 03-04-05/9-33, от 14.04.2009 № 03-04-05-01/181, от 20.02.2009 № 03-04-06-01/37 и ФНС от 19.10.2015 № БС-4-11/18217, от 16.07.2009 № 3-5-04/1040.

Таким образом, организатор стимулирующей лотереи должен сдавать в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ в отношении призов (выигрышей), стоимость которых превышает 4000 руб.

В течение года один и тот же человек может получить от одной и той же организации несколько призов (выигрышей). Если их суммарная стоимость превысит 4000 руб., организация будет признана налоговым агентом и ей придется сдать в инспекцию справку 2-НДФЛ. Чтобы контролировать величину «призовых» доходов, организациям следует вести персонифицированный учет выигрышей и призов по каждому физлицу. Об этом сказано в письме ФНС от 02.07.2015 № БС-4-11/11559.

Поступления в избирательные фонды

Ситуация: нужно ли сдать в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ при перечислении добровольных пожертвований в избирательный фонд партии в целях поддержки кандидата в депутаты по партийному списку

Нет, не нужно.

Пожертвования, которые организация перечисляет в избирательный фонд кандидата в депутаты, не являются доходом конкретного депутата. Это связано с тем, что если кандидат в депутаты избирается по партийным спискам, то фонд у партии может быть только общим. Сами кандидаты в депутаты избирательные фонды не создают. Об этом говорится в пункте 1 статьи 71 Закона от 22 февраля 2014 № 20-ФЗ. Таким образом, даже если организация преследует цель поддержать какого-либо конкретного депутата, средства перечисляются в избирательный фонд партии, а не на личный счет депутата. Расходовать средства фонда на личные цели члены партии не могут (п. 12, 13 ст. 71 Закона от 22 февраля 2014 № 20-ФЗ).

Поэтому при перечислении добровольных пожертвований в избирательный фонд партии удерживать НДФЛ с таких сумм не нужно. Таким образом, организация не является налоговым агентом в отношении средств, которые она перечисляет в избирательный фонд партии в целях поддержки кандидата в депутаты по партийному списку. А значит, сдавать справку по форме 2-НДФЛ она не должна. Такой вывод позволяет сделать пункт 2 статьи 230 и пункт 1 статьи 226 НК.

Аналогичной позиции придерживается и налоговое ведомство (письмо МНС от 18.07.2003 № СА-6-04/795). Подтверждает указанную позицию и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Поволжского округа от 17.07.2007 № А55-17556/2006-51, от 26.04.2006 № А49-10075/05-406А/19, Северо-Западного округа от 08.01.2002 № А56-17992/01).

Ситуация: нужно ли сдать в налоговую инспекцию справку по форме 2-НДФЛ при перечислении добровольных пожертвований в избирательный фонд кандидата в президенты РФ

Нет, не нужно.

По общим правилам НДФЛ нужно удержать с доходов гражданина, выплаченных ему как в денежной, так и в натуральной форме (ст. 209, п. 1 ст. 210, п. 1 ст. 226 НК).

Организация вправе перечислить добровольные пожертвования в избирательный фонд кандидата в президенты РФ (подп. 3 п. 2 ст. 58 Закона от 10.01.2003 № 19-ФЗ). Однако средства фонда имеют строго целевое назначение и могут расходоваться кандидатом только в рамках избирательной кампании. Расходовать средства фонда на личные цели кандидат не может. Об этом говорится в пункте 7 статьи 58 Закона от 10 января 2003 № 19-ФЗ.

Поэтому при перечислении добровольных пожертвований в избирательный фонд кандидата в президенты РФ организация фактически оказывает помощь избирательному фонду, а не конкретному человеку, а значит, удерживать НДФЛ с таких сумм не нужно. Таким образом, организация не является налоговым агентом в отношении средств, которые она перечисляет в избирательный фонд кандидата в президенты РФ. А значит, сдавать справку по форме 2-НДФЛ она не должна. Такой вывод позволяет сделать пункт 2 статьи 230 и пункт 1 статьи 226 НК.

Аналогичный вывод следует из разъяснений налогового ведомства (письмо МНС от 18.07.2003 № СА-6-04/795). Подтверждает указанную позицию и арбитражная практика (см., например, постановление ФАС Северо-Западного округа от 08.01.2002 г. А56-17992/01).

Порядок заполнения2

При составлении справки по форме 2-НДФЛ используйте Порядок, утвержденный приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.

Показатели справок заполняйте на основании сведений, отраженных в регистрах налогового учета по НДФЛ.

Если суммовые показатели отсутствуют, в соответствующих графах проставьте нули.

Если делаете перерасчет налоговых обязательств сотрудника за предшествующий год, составьте корректирующую справку.

Если нужно аннулировать показатели в ранее представленной справке, составьте аннулирующую справку. При заполнении аннулирующей справки в разделах 1 и 2 продублируйте сведения из первоначальной справки. А разделы 3–5 не заполняйте.

Если в налоговом периоде сотруднику начисляли доходы, облагаемые по разным ставкам, разделы 3–5 заполните для каждой налоговой ставки.

Заголовок1

В заголовке справки в поле «признак» указывают:1

  • 1, если справку предоставляет налоговый агент в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК);
  • 2, если налоговый агент сообщает в инспекцию о том, что невозможно удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например, при выдаче подарка;
  • 3, если справку предоставляет правопреемник налогового агента в качестве ежегодной отчетности (п. 2 ст. 230 НК);
  • 4, если правопреемник налогового агента сообщает в инспекцию о том, что невозможно удержать налог (п. 5 ст. 226 НК), например, при выдаче подарка.

В поле «Номер корректировки» укажите:

  • 00 – при составлении первичной справки;
  • значение на единицу большее, чем в предыдущей справке, – при составлении корректирующей справки. Например, при первоначальной корректировке – 01, при повторной – 02 и т. д.;
    99 – при составлении аннулирующей справки.

В поле «в ИФНС» проставьте четырехзначный код налоговой инспекции, где стоит на учете налоговый агент. Например: 7743, где 77 – код региона, 43 – номер инспекции.

Далее укажите год, за который оформляете справку, ее порядковый номер и дату составления.

Раздел 1

В разделе 1 укажите основную информацию о налоговом агенте: наименование, ИНН, КПП, контактный телефон. Организации берут ИНН и КПП из уведомления о постановке на учет организации.
Предприниматели указывают только ИНН. Посмотреть его можно в уведомлении о постановке на учет. В графе КПП поставьте прочерк.

В поле «Код по ОКТМО» укажите код территории, на которой зарегистрирован налоговый агент. Этот код определяйте по Общероссийскому классификатору, утвержденному приказом Росстандарта от 14.06.2013 № 159-ст или с помощью сопоставительной таблицы по кодам ОКАТО и ОКТМО. Предприниматели (кроме плательщиков ЕНВД и работающих по патенту), нотариусы, адвокаты указывают ОКТМО по своему местожительству. Предприниматели на ЕНВД или патенте указывают ОКТМО по месту ведения деятельности на соответствующем спецрежиме.

Если доходы человеку выплатило головное отделение организации, то в справке по форме 2-НДФЛ укажите ИНН, КПП и ОКТМО по местонахождению именно этого отделения. Если организация является крупнейшим налогоплательщиком, укажите КПП по месту учета территориальных ИФНС. Это следует из письма ФНС от 19.12.2016 № БС-4-11/24349.

Если же доходы выплатило обособленное подразделение организации, то в справке укажите КПП и ОКТМО по местонахождению этого подразделения.

Об этом сказано в письмах ФНС от 08.08.2012 № ЕД-4-3/13214 и от 07.02.2012 № ЕД-4-3/1838.

Если в течение календарного года гражданин получал доходы в различных обособленных подразделениях с разными кодами ОКТМО, по каждому из них придется составить отдельную справку. Правомерность такого требования подтверждена решением ВАС от 30.03.2011 № ВАС-1782/11.

Важно: если организация изменила местонахождение и встала на налоговый учет по новому адресу, учтите следующее. В налоговую инспекцию по новому месту учета подайте отдельные справки:

  • по старому коду ОКТМО – за период до постановки на учет по новому местонахождению;
  • по новому коду ОКТМО – за период после постановки на учет по новому местонахождению.

При этом КПП в справках ставьте новый. Об этом сказано в письме ФНС от 27.12.2016 № БС-4-11/25114, которое довели до сведения всех инспекций.

В поле «Налоговый агент» укажите сокращенное наименование организации согласно учредительным документам. Если сокращенного наименования нет – укажите полное наименование. Если налоговый агент – физлицо, в данном поле укажите фамилию, имя, отчество (при наличии), которые указаны в документе, удостоверяющем личность. Двойные фамилии указывайте через дефис (например, Иванов-Юрьев). Справку сдает правопреемник? В этом случае в поле указывают наименование реорганизованной организации либо обособленного подразделения реорганизованной организации.

Поля «Форма реорганизации (ликвидации) (код)» и «ИНН/КПП реорганизованной организации» заполняет только правопреемник, сдавая в налоговую инспекцию по месту учета справки за последний налоговый период и уточненные справки за реорганизованную организацию. Коды формы реорганизации (ликвидации) смотрите в приложении 2 к Порядку, утвержденному приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.

При этом правопреемник в справке указывает наименование реорганизованной организации и ее код по ОКТМО.

Раздел 2

В разделе 2 укажите персональные данные сотрудника.

В поле «ИНН в Российской Федерации» проставьте ИНН сотрудника. Посмотрите его в свидетельстве о постановке на учет физического лица. Такой документ можно попросить при приеме на работу, хотя сотрудник не обязан его представлять.1

Ситуация: должна ли налоговая инспекция принять справку 2-НДФЛ, в которой не указан ИНН сотрудника – гражданина России

Да, должна.

Если у сотрудника нет ИНН или если этот реквизит не известен налоговому агенту, поле «ИНН в Российской Федерации» раздела 2 формы 2-НДФЛ можно не заполнять. Ни в справках, которые организация подает на бумажных носителях, ни в электронных файлах. Это следует из положений раздела IV приложения 2 и таблицы 4.11 приложения 3 к приказу ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.

А что будет, если поле с ИНН заполнено неправильно? Тут возможны два варианта:
– указан вымышленный ИНН;
– указан реальный ИНН, присвоенный другому физлицу.

В первом случае справка не пройдет (письмо ФНС от 23.11.2015 № 11-2-06/0733).

Во втором случае инспекция примет сведения, но, обнаружив ошибку, оштрафует налогового агента. Штраф в размере 500 руб. за каждую недостоверную справку предусмотрен пунктом 1 статьи 126.1 НК.

Аналогичные разъяснения содержит письмо ФНС от 11.02.2016 № БС-4-11/2224.

Штрафа не будет только в том случае, если налоговый агент сам обнаружит ошибку и своевременно (до того как ошибку найдет инспекция) уточнит сведения. Об этом сказано в пункте 2 статьи 126.1 НК.

В поле «ИНН в стране проживания» укажите (при наличии такой информации) ИНН или его аналог в стране гражданства иностранного сотрудника.

Фамилию, имя, отчество укажите полностью, без сокращений, как в паспорте. Писать латинскими буквами допускается только для иностранцев. Отчество не заполняйте, только если его нет в паспорте.

В поле «Статус налогоплательщика» укажите:
– 1 – для налоговых резидентов;
– 2 – для нерезидентов (в т. ч. для граждан государств – участников ЕАЭС: Республики Беларусь, Казахстана, Армении и Киргизии);
– 3 – для нерезидентов – высококвалифицированных специалистов;
– 4 – для сотрудников, которые являются участниками государственной программы добровольного переселения соотечественников, проживающих за рубежом;
– 5 – для сотрудников-иностранцев, которые имеют статус беженца или получили временное убежище в России;
– 6 – для сотрудников-иностранцев, которые работают на основании патента.

Налоговый статус иностранцев определяйте по общим правилам по состоянию на конец года. Страна гражданства при этом значения не имеет (письмо ФНС от 16.03.2016 № БС-3-11/1099).

Далее укажите дату рождения на основании документа, удостоверяющего личность.

В поле «Гражданство (код страны)» укажите код страны, постоянного проживания сотрудника. Например, код России – 643, Украины – 804. При заполнении справки для нерезидента используйте Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный постановлением Госстандарта от 14.12.2001 № 529-ст. Если гражданство отсутствует, в поле «Код страны» укажите код страны, которая выдала документ, удостоверяющий личность.

При заполнении поля «Код документа, удостоверяющего личность» используйте справочник «Коды документов», который является приложением 1 к приказу ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Серию и номер паспорта укажите без знака «№».

Обратите внимание: в обновленной форме указывать адрес сотрудника не требуется.

Ситуация: можно ли заполнить поле «Код документа, удостоверяющего личность» справки 2-НДФЛ на основании документа, удостоверяющего тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии, заверенного нотариусом. Сотрудник отказывается использовать паспорт

Нет, нельзя.

Перечень документов, которые подтверждают личность человека в целях заполнения справки по форме 2-НДФЛ, приведен в приложении 1 к форме 2-НДФЛ, утвержденной приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Документ, удостоверяющий тождественность гражданина с лицом, изображенным на фотографии, в этот перечень не входит. Поэтому заполнить поле «Код документа, удостоверяющего личность» раздела 2 справки по форме 2-НДФЛ на основании этого документа нельзя.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме Минфина от 05.06.2007 № 04-1-02/000611. Несмотря на то что данное письмо разъясняло порядок заполнения старой формы справки, его можно применить и в отношении новой формы.

Раздел 31

Таблицу раздела 3 заполняйте помесячно. В заголовке укажите налоговую ставку, по которой облагаются доходы, отраженные в этом разделе. Если в течение года один и тот же человек получал доходы, облагаемые НДФЛ по разным ставкам, раздел 3 заполняйте отдельно для каждой налоговой ставки.

При заполнении таблицы раздела 3 используйте приложения 1 «Коды доходов» и 2 «Коды вычетов» к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. Каждому виду доходов и каждому виду налоговых вычетов присвоены индивидуальные коды. Например, доходам в виде зарплаты соответствует код 2000. В отношении доходов от сдачи в аренду транспортных средств применяется код 2400, в отношении доходов от сдачи в аренду другого имущества – код 1400. При выплате вознаграждений по другим гражданско-правовым договорам (кроме авторских вознаграждений) используйте код 2010, при выплате пособий по временной нетрудоспособности – код 2300. Если для дохода нет отдельного кода, укажите код 4800 (письмо ФНС от 19.09.2016 № БС-4-11/17537).1

Перечень вычетов, уменьшающих налоговую базу по НДФЛ, приведен в таблице.

Внимание: с 1 января 2018 года действуют пять новых кодов для доходов и один для вычетов. Их применяйте в справках 2-НДФЛ за 2017 год

Новые коды доходов и вычетов ФНС ввела приказом от 24.10.2017 № ММВ-7-11/820. Его опубликовали 21 декабря 2017 года. Изменения вступили в силу 1 января 2018 года. Поэтому, заполняя справки за 2017 год, применяйте новые коды.

Вот новые коды доходов:

  • 2013 – сумма компенсации за неиспользованный отпуск;
  • 2014 – сумма выплаты в виде выходного пособия, среднего месячного заработка на период трудоустройства, компенсации руководителю, заместителям руководителя и главному бухгалтеру организации в части, которая превышает в целом трехкратный размер среднего месячного заработка или шестикратный размер среднего месячного заработка для уволенных работников из организаций в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям;
  • 2301 – суммы штрафов и неустойки, которые выплачивает организация на основании решения суда за несоблюдение требований потребителей в соответствии с Законом от 07.02.1992 № 2300-1;
  • 2611 – сумма списанного безнадежного долга с баланса организации;
  • 3021 – сумма дохода в виде процента (купона) по обращающимся облигациям российских организаций, номинированным в рублях.

Новый код вычета – 619 – сумма положительного финансового результата, который был получен по операциям на индивидуальном инвестиционном счете.

В разделе 3 показывайте профессиональные налоговые вычеты (ст. 221 НК), вычеты в размерах, предусмотренных статьей 217 НК, а также суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии со статьями 213.1, 214, 214.1 НК. Отражайте эту информацию напротив тех доходов, в отношении которых должны быть применены вычеты.

Если к одному виду доходов можно применить несколько вычетов, то первый вычет укажите напротив дохода в графах «Код вычета» и «Сумма вычета», второй – строкой ниже и т. д. При этом поля «Месяц», «Код дохода» и «Сумма дохода» напротив второго и следующих вычетов не заполняйте.

Такие разъяснения есть в письме ФНС от 21.03.2016 № БС-4-11/4582.

Ситуация: как отразить в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных, если отпуск начинается в одном месяце, а заканчивается в другом

В справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отразите в том месяце, в котором их выплатили сотруднику. И вот тому объяснение.

В разделе 3 справки доходы отражают на дату их фактического получения. При определении этой даты нужно руководствоваться положениями статьи 223 НК.

Во время отпуска сотрудник свободен от исполнения трудовых обязанностей, следовательно, к доходам в виде оплаты труда сумма отпускных не относится. Для расчета НДФЛ датой фактического получения дохода в виде отпускных является день их выплаты (день перечисления на расчетный счет сотрудника в банке) (подп. 1 п. 1 ст. 223 НК). Поэтому в справке по форме 2-НДФЛ сумму отпускных отражайте в том месяце, в котором они были выплачены сотруднику. Так следует поступать и в тех случаях, когда отпуск сотрудника начинается в одном месяце (году), а заканчивается в другом. Например, всю сумму отпускных, выплаченных в декабре 2017 года, за отпуск, который заканчивается в январе 2018 года, нужно отразить в справке по форме 2-НДФЛ за 2017 год.

Аналогичные разъяснения содержатся в письмах Минфина от 06.03.2008 № 03-04-06-01/49 и ФНС от 09.04.2012 № ЕД-4-3/5888.

Пример отражения отпускных в справке по форме 2-НДФЛ. Отпуск сотрудника начинается в одном месяце, а заканчивается в другом

Экономисту организации А.С. Кондратьеву предоставлен основной оплачиваемый отпуск с 26 декабря 2017 года по 15 января 2018 года. Сумма начисленных отпускных составляет 10 000 руб. Детей у Кондратьева нет.

Сумма НДФЛ с отпускных составила 1300 руб. (10 000 руб. × 13%).

19 декабря 2017 года Кондратьев получил в кассе организации отпускные в сумме:
10 000 руб. – 1300 руб. = 8700 руб.

Несмотря на то что отпуск сотрудника заканчивается в 2018 году, сумму начисленных отпускных бухгалтер организации включил в его налогооблагаемый доход за 2017 год.

В разделе 3 справки по форме 2-НДФЛ за 2017 год бухгалтер указал:

Ситуация: какой код нужно указать в поле «Код дохода» справки по форме 2-НДФЛ для премии, выплаченной за добросовестное отношение к работе, качественное исполнение трудовых обязанностей и высокую дисциплину. Премию приурочили к отраслевому профессиональному празднику

В поле «Код дохода» укажите:
– код 2002 – если премию выплатили не из средств прибыли (средств специального назначения или целевых поступлений);
– код 2003 – если премию выплатили из чистой прибыли (средств специального назначения или целевых поступлений).

Такие коды указаны в приложении 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387.

Ситуация: какой код нужно указать в поле «Код дохода» справки 2-НДФЛ для выплаченной компенсации за неиспользованный отпуск

С 1 января 2018 года указывайте код 2013.

Поле «Код дохода» в справке по форме 2-НДФЛ заполняют на основании приложения 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. С 2018 года в этом приложении появился специальный код для компенсации за неиспользованный отпуск. До 2018 года для компенсации использовали код 4800 «Иные доходы» (письма ФНС от 19.09.2016 № БС-4-11/17537, от 08.08.2008 № 3-5-04/380).

Ситуация: как в справке 2-НДФЛ отражать доходы, которые не облагаются налогом в пределах установленных нормативов (например, матпомощь, выходное пособие и т. п.)

Ответ на этот вопрос зависит от вида нормируемых доходов.

Подарки, призы, матпомощь

В статье 217 НК перечислены некоторые виды доходов, которые освобождены от налогообложения не полностью, а только в пределах норм. К ним, в частности, относятся полученные от организации подарки, материальная помощь, возмещение расходов на покупку лекарств.

Порядок заполнения справки 2-НДФЛ, утвержденный приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485, не обязывает указывать в справке доходы, которые налогом не облагаются. Отсутствие таких требований позволяет сделать вывод, что в справке достаточно отразить только сумму доходов, которая превышает норматив. Например, организация выплатила сотруднику матпомощь в размере 5000 руб. Из этой суммы 4000 руб. не облагается налогом (п. 28 ст. 217 НК). В такой ситуации в разделе 3 формы 2-НДФЛ в графе «Сумма дохода» можно отразить только 1000 руб., а в графе «Сумма вычета» не указывать ничего. Формально, заполненная таким образом справка не искажает налоговую базу по НДФЛ, и санкции налоговому агенту в этом случае не грозят. Однако такая справка неполная. Если сотрудник уволится, то новый работодатель не увидит информацию о выплаченной материальной помощи.

Помимо налоговой инспекции, справка 2-НДФЛ выдается на руки сотруднику, в отношении которого она заполнена, по его запросу (п. 3 ст. 230 НК). А он может использовать ее в различных целях. Например, на основании сведений из справки заполняется декларация по форме 3-НДФЛ. Справка может понадобиться для подтверждения доходов при получении кредита в банке или визы при выезде за границу. С этой точки зрения указание в справке 2-НДФЛ только облагаемых выплат не будет отражать реальную сумму доходов, полученных сотрудником. Более того, вполне вероятна ситуация, когда в течение года человек получит матпомощь сначала у одного работодателя (например, 5000 руб.), а затем – у другого. При увольнении ему выдадут справку 2-НДФЛ, в которой будет указана матпомощь в размере 1000 руб. (5000 руб. – 4000 руб.). Устроившись на другую работу, он может получить матпомощь повторно. Предположим, снова в размере 5000 руб. По закону в такой ситуации сотрудник должен уплатить НДФЛ с дохода 6000 руб. (5000 руб. + 5000 руб. – 4000 руб.). Однако из-за отсутствия полной информации в справке 2-НДФЛ от предыдущего работодателя бухгалтер на новом месте работы сотрудника снова не включит в расчет дохода 4000 руб. и удержит НДФЛ только с 1000 руб. В результате налоговая база по НДФЛ будет занижена, и если при проведении выездной проверки этот факт вскроется, организации грозит не только доначисление налога, но также пени и штраф по статье 123 НК.
Чтобы избежать возможных конфликтов, сведения о выплате нормируемых доходов в справке 2-НДФЛ лучше указывать в двух графах:
– в графе «Сумма дохода» – общую сумму выплаты, включая необлагаемую величину;
– в графе «Сумма вычета» – сумму необлагаемого дохода.

Кроме того, если организация выплачивает нормируемые доходы сотруднику, который устроился в организацию в середине года, с него стоит взять заявление. В нем сотрудник должен указать, что подобных доходов в текущем году он нигде не получал. А если получал – то в какой сумме. При наличии такого заявления можно не облагать НДФЛ льготируемые выплаты в пределах 4000 руб. Ответственность за достоверность сведений о доходе, указанных в этом заявлении, будет нести сам сотрудник.

Пример отражения в справке по форме 2-НДФЛ доходов, которые освобождаются от налогообложения в пределах установленных нормативов

А.С. Кондратьев в марте получил от своей организации материальную помощь в сумме 10 000 руб. Такие доходы не облагаются НДФЛ в пределах 4000 руб. (п. 28 ст. 217 НК). В июле Кондратьев уволился, при этом получив компенсацию в размере 8000 руб. Так как сумма компенсации не превышает трехкратный размер среднего месячного заработка Кондратьева, то НДФЛ такая выплата также не облагается (абз. 8 п. 3 ст. 217 НК). На руки Кондратьев получил справку 2-НДФЛ, в разделе 3 которой бухгалтер указал:

– по строке с кодом месяца «03» (март):

Код дохода Сумма дохода Код вычета Сумма вычета
2760 10 000 503 4000

– по строке с кодом месяца «07» (июль):

Код дохода Сумма дохода Код вычета Сумма вычета
4800 8000 620 8000

Суточные

Для целей НДФЛ суточные тоже относятся к категории нормируемых расходов (п. 3 ст. 217 НК). Однако предельную величину суточных, освобожденных от налогообложения, нужно определять не нарастающим итогом с начала года, а при каждой выплате. При этом датой фактического получения доходов в виде суточных является последний день месяца, в котором утвердили авансовый отчет сотрудника о командировке (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК).

В отличие от других нормируемых доходов, суточные нужно отражать в справке 2-НДФЛ только в части, превышающей норматив. Суточные в пределах нормативов в справку не включайте.

Например, в первом полугодии сотрудник организации дважды выезжал в командировки по территории России:
– в апреле. Срок командировки – три дня. Суточные выплачены из расчета 1200 руб. в день в общей сумме 3600 руб. Авансовый отчет утвержден 25 апреля;
– в мае. Срок командировки – три дня. Суточные выплачены из расчета 1100 руб. в день в общей сумме 3300 руб. Авансовый отчет утвержден 27 мая.

Норма суточных для целей НДФЛ – 700 руб. в день. Величина сверхнормативных суточных составила:
– за апрель – 1500 руб. ((1200 руб. – 700 руб.) × 3 дня). Сумма НДФЛ – 195 руб.;
– за май – 1200 руб. ((1100 руб. – 700 руб.) × 3 дня). Сумма НДФЛ – 156 руб.

Датами фактического получения дохода являются соответственно 30 апреля и 31 мая. НДФЛ бухгалтер удерживает из ближайших денежных выплат – 5 мая и 3 июня.

В справке 2-НДФЛ бухгалтер отразил сверхнормативные суточные так:
– по строке с кодом месяца «04» (апрель):

Код дохода Сумма дохода Код вычета Сумма вычета
4800 1500

– по строке с кодом месяца «05» (май):

Код дохода Сумма дохода Код вычета Сумма вычета
4800 1200

Ситуация: как в справке 2-НДФЛ отразить доходы, выплаченные учредителю, который продал обществу долю в уставном капитале и вышел из состава участников

Доходы отразите полностью, указав для них код 1540 (приложение 1 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387). Заполнить справку надо даже в том случае, если удержать НДФЛ с выплаты бывшему учредителю организация не может.

Вообще, заполняя раздел 3 формы 2-НДФЛ, доход всегда следует указывать в полной сумме. Даже если человеку положен тот или иной вычет. Это прописано в Порядке заполнения справки, утвержденном приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.

Доход при реализации доли в уставном капитале может быть выплачен в натуральной форме. Однако это не повод для того, чтобы не указывать такой доход в разделе 3 формы 2-НДФЛ. Например, если с участником расплатятся автомобилем, удержать налог можно будет только при наличии других денежных выплат. Если же их нет, то налоговый агент обязан в установленные сроки уведомить налоговую инспекцию о невозможности удержать и заплатить НДФЛ. О невозможности удержать налог сообщите до 1 марта года, следующего за годом выплаты дохода (п. 5 ст. 226 НК).

Раздел 4

В разделе 4 укажите стандартные налоговые вычеты (ст. 218 НК), социальные (ст. 219 НК), а также имущественные вычеты на приобретение (строительство) жилья (подп. 2 п. 1 ст. 220 НК).

Код, который надо проставить в графе «Код вычета», можно определить по приложению 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387. В графе «Сумма вычета» впишите сумму вычета, соответствующую указанному коду.

В отношении вычетов, которые не указаны в приложении 2 к приказу ФНС от 10.09.2015 № ММВ-7-11/387, указывайте код 620 «Иные суммы, уменьшающие налоговую базу в соответствии с положениями главы 23 «Налог на доходы физических лиц». Об этом сказано в письме ФНС от 11.02.2014 № БС-4-11/2189.

В строках «Уведомление, подтверждающее право на социальный налоговый вычет» и «Уведомление, подтверждающее право на имущественный налоговый вычет» укажите номер и дату соответствующего уведомления и код инспекции, которая выдала такой документ.

Если сотрудник не приносил в бухгалтерию уведомление из налоговой инспекции, строки не заполняйте. А в поле для вычетов не ставьте социальные и имущественные вычеты.

Ситуация: как заполнить справку 2-НДФЛ, если в отдельных месяцах сотрудник не получал никаких доходов

В разделе 3 укажите только те месяцы, в которых сотрудник получал доходы. А в разделе 4 – сумму вычетов, которые ему были предоставлены.

Месяцы, в которых у сотрудника не было доходов, в справке 2-НДФЛ не указывайте. Однако право на стандартные вычеты за эти месяцы сотрудник не теряет. Поэтому в месяце, с которого выплата доходов возобновилась, сотруднику положен суммарный стандартный вычет с учетом вычетов, накопленных за «пропущенные» месяцы. Например, доходов у сотрудника не было только в феврале. В разделе 3 после месяца январь (01) сразу укажите месяц март (03). При этом стандартный вычет, положенный сотруднику за февраль, приплюсуйте к вычету за март и включите в общую сумму вычетов в разделе 4.

Это следует из положений подпункта 4 пункта 1 статьи 218 НК, разделов V и VI Порядка, утвержденного приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485, и писем Минфина от 01.06.2015 № 03-04-05/31440, от 22.10.2014 № 03-04-06/53186, ФНС от 29.05.2015 № БС-19-11/112.

Пример, как заполнить справку 2-НДФЛ, если сотрудник получал доходы не в каждом месяце

И.В. Иванова работает в организации «Альфа». Ее оклад 25 000 руб. У Ивановой двое детей, на которых ей ежемесячно положен вычет в общей сумме 2800 руб. В апреле и мае Иванова была в неоплачиваемом отпуске по семейным обстоятельствам. Бухгалтер рассчитал НДФЛ и заполнил справку 2-НДФЛ за год.

Показатели для заполнения формы:

Месяц Доход Вычет
январь 25 000 2800
февраль 25 000 2800
март 25 000 2800
апрель 0 2800
май 0 2800
июнь 25 000 2800
июль 25 000 2800
август 25 000 2800
сентябрь 25 000 2800
октябрь 25 000 2800
ноябрь 25 000 2800
декабрь 25 000 2800
Итого за год 250 000 33 600

Несмотря на то, что в апреле и мае у И.В. Ивановой не было доходов, за эти месяцы ей положены вычеты на детей. Бухгалтер учел эти вычеты при расчете НДФЛ за июнь.

Итого за год:

Доход: 25 000 руб. × 10 мес. = 250 000 руб.

Сумма вычетов: 2800 руб. × 12 = 33 600 руб., в том числе:

  • 16 800 руб. по коду 126;
  • 16 800 руб. по коду 127.

НДФЛ: (250 000 руб. – 33 600 руб.) × 13 % = 28 132 руб.

Раздел 51

В разделе 5 отразите общую сумму дохода и налога по итогам года. Этот раздел заполняйте отдельно по каждой ставке налога.

Порядок заполнения соответствующих полей приведен в таблице.

Наименования поля Что указывать
Справка с признаком 1 и 3 Справка с признаком 2 и 4 (сообщение о невозможности удержать налог)
«Общая сумма дохода» Суммарную величину дохода по итогам налогового периода. Для этого сложите все доходы, указанные в разделе 3. Налоговые вычеты, указанные в разделах 3 и 4, в этот показатель не включайте Общую сумму дохода, с которой не удержали налог
«Налоговая база» Налоговую базу, с которой исчислен налог. Для этого нужно вычесть из показателя, отраженного в поле «Общая сумма дохода», сумму всех налоговых вычетов, которые отражены в разделах 3 и 4 справки 2-НДФЛ Налоговую базу для расчета налога (если общая сумма начисленного дохода подлежит уменьшению на сумму вычетов)
«Сумма налога исчисленная» Сумму исчисленного налога. Для этого умножьте налоговую базу на ставку, указанную в разделе 3 Сумму налога, которую вы исчислили, но не удержали
«Сумма фиксированных авансовых платежей» Величину фиксированных авансовых платежей, на которую следует уменьшить налог. Сумму укажите, как в уведомлении из налоговой инспекции 0
«Сумма налога удержанная» Сумму налога, которую вы удержали с доходов сотрудника 0
«Сумма налога перечисленная» Сумму налога, которую вы перечислили за год 0
«Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» Не возвращенная налоговым агентом излишне удержанная сумма налога, а также сумма переплаты по налогу, которая образовалась в связи с изменением налогового статуса 0
«Сумма налога, не удержанного налоговым агентом» Исчисленная сумма налога, которую налоговый агент не удержал в налоговом периоде

Если есть сотрудники-иностранцы, которые работают по патенту, заполните поле «Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи». Укажите реквизиты полученного уведомления и код ИФНС, которая выдала этот документ. А в строке «Сумма фиксированных авансовых платежей» укажите сумму из уведомления.

Если уведомления, которое подтверждает право уменьшить налог на фиксированные авансовые платежи, у вас нет, заполнять поле «Уведомление, подтверждающее право на уменьшение налога на фиксированные авансовые платежи» не нужно. Тогда в поле «Сумма фиксированных авансовых платежей» укажите 0.

Ситуация: как заполнить справку 2-НДФЛ, если зарплату в отчетном периоде начислили, но не выплатили

Такую зарплату отражайте в справке 2-НФДЛ по общим правилам. По-особому нужно заполнить лишь раздел 5.

Выплатили зарплату или нет, для справки 2-НДФЛ значения не имеет. В любом случае оплата труда становится доходом в последний день месяца, за который она начислена (п. 2 ст. 223 НК). Поэтому в форме 2-НДФЛ отразите:

– месяц, за который начислена зарплата, код и сумму такого дохода – в разделе 3;
– вычеты – в разделе 4.

В разделе 5 начисленную, но не выплаченную зарплату нужно отразить только по строкам «Общая сумма дохода», «Налоговая база», «Сумма налога исчисленная». А строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» заполните в зависимости от того, успели выплатить зарплату до подачи справки или нет. Это связано с тем, что суммы удержанного налога отражают в том налоговом периоде, за который исчислен налог. Такие разъяснения содержатся в письмах ФНС от 02.03.2015 № БС-4-11/3283 и от 12.01.2012 № ЕД-4-3/74.

Зарплату выдали прежде, чем подали справки

Если зарплату выдали до подачи справки 2-НДФЛ, то сумму налога, перечисленную в бюджет после окончания отчетного года, включите в строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» справки 2-НДФЛ за этот год. В строке «Сумма налога, не удержанного налоговым агентом» в этом случае поставьте прочерк.

К примеру, компания выплатила зарплату за декабрь только 10 января следующего года. Удержанный налог перечислили в бюджет на следующий день – 11 января. В справках 2-НДФЛ бухгалтер указал эту сумму в разделе 5, в том числе по строкам «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная». Хотя фактически налог заплатили уже после окончания отчетного года.

Зарплату выплатили после того, как сдали справки

Если зарплату выплатили после того, как организация представила в инспекцию справки 2-НДФЛ за отчетный год, придется составить и сдать уточненные справки.1

Например, на дату подачи 2-НФДЛ компания все еще не выплатила зарплату за ноябрь отчетного года. Поэтому в разделе 5 справки бухгалтер показал сумму дохода и исчисленного с него налога. А вот в строки «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» этот налог не включил. В строке «Сумма налога, не удержанного налоговым агентом» бухгалтер проставил прочерк. В июне зарплата была выплачена. Бухгалтер подал в налоговую инспекцию уточненные справки, добавив сумму удержанного и перечисленного налога в соответствующие строки. В строке «Сумма налога, не удержанного налоговым агентом» уточненной справки бухгалтер поставил прочерк.

Внимание: общая сумма строк «Сумма налога, не удержанного налоговым агентом» во всех справках 2-НДФЛ должна совпадать со строкой 080 раздела 1 расчета 6-НДФЛ.

Налоговые инспекторы сверяют сведения в справках 2-НДФЛ со строками расчета по форме 6-НДФЛ. Контрольные соотношения приведены в письме ФНС от 10.03.2016 № БС-4-11/3852. По ним сумма строк «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» всех справок 2-НДФЛ с признаком 1 должна быть равна строке 080 раздела 1 годового расчета 6-НДФЛ. Если у вас акционерное общество и вы выплачивали дивиденды или доходы от операций с ценными бумагами или производными финансовыми инструментами, приплюсуйте к данным справок 2-НДФЛ показатели из строк 034 приложений 2 к декларации по налогу на прибыль.

Подробнее см. Как проверить, верен ли расчет 6-НДФЛ.

Все показатели в справке (кроме суммы НДФЛ) отражайте в рублях и копейках. Сумму налога показывайте в полных рублях (суммы до 50 коп. отбрасывайте, суммы в 50 коп. и более округляйте в большую сторону). Такой порядок следует из положений пункта 6 статьи 52 НК и подтверждается письмом ФНС от 28.12.2015 № БС-3-11/4997.

Если справка не может быть размещена на одной странице, заполните необходимое количество страниц. На следующей странице вверху справки укажите порядковый номер страницы и дублирующий заголовок «Справка о доходах физического лица за 20__ год № ___ от ________».

При этом поле «Налоговый агент» должно быть заполнено на каждой странице справки.

Об этом сказано в Порядке, утвержденном приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.

Пример оформления справки о доходах по форме 2-НДФЛ

А.С. Кондратьев работает экономистом в организации. Его данные: Александр Сергеевич Кондратьев, гражданин РФ, дата рождения – 15 апреля 1978 года, паспорт серии 46 00 № 462135 выдан ОВД «Войковский» г. Москвы 23 ноября 2000 года, ИНН 703254479214.

Организация состоит на налоговом учете в ИФНС № 43 по Северному административному округу г. Москвы (муниципальный округ Коптево). Код по ОКТМО – 453410000. ИНН 7708123456, КПП 770801001. Руководитель организации – Александр Владимирович Львов, тел. (495) 154-60-90.

В 2017 году ежемесячная зарплата Кондратьева составила 19 200 руб. В июле 2017 года Кондратьев брал ежегодный оплачиваемый отпуск и ему были выплачены отпускные в размере 17 300 руб. и зарплата за фактически отработанное время в июле – 1800 руб.

В декабре Кондратьеву выплатили производственную премию за ноябрь – 3000 руб. и материальную помощь – 5000 руб.

Кондратьев женат, у него есть пятилетний сын. В связи с этим в течение всего 2017 года ему предоставлялся стандартный налоговый вычет по 1400 руб. в месяц (подп. 4 п. 1, п. 2 ст. 218 НК). Прав на иные стандартные вычеты Кондратьев не имеет.

Сумма стандартных вычетов за год составила 16 800 руб.

Таким образом, общая налоговая база Кондратьева за 2017 год составила 217 500 руб. (19 200 руб. × 11 мес. + 1800 руб. + 17 300 руб. + 3000 руб. + 5000 руб. – 4000 руб. – 1400 руб. × 12 мес.). Сумма удержанного налога составила 28 275 руб.

27 марта 2018 года бухгалтер сдал в инспекцию справку о доходах Кондратьева за 2017 год.

Ситуация: как отразить в справке 2-НДФЛ возврат суммы налога, излишне удержанной в истекшем налоговом периоде из доходов уволенного сотрудника. Сумма переплаты возвращена сотруднику в текущем году за счет НДФЛ, удержанного из доходов других сотрудников

Возврат излишне удержанной суммы НДФЛ в справке 2-НДФЛ не отражается. Налоговому агенту достаточно уточнить налоговые обязательства уволенного сотрудника. Для этого в инспекцию следует подать уточненную справку 2-НДФЛ за истекший налоговый период.

Если налоговые обязательства сотрудника уменьшаются, сведения, отраженные в ранее представленной форме 2-НДФЛ, искажают реальное состояние расчетов с бюджетом. Поэтому в уточненной справке исправьте необходимые данные (например, сумму доходов или налоговой базы).

Сведения об уточненной сумме налога укажите:

  • по строке «Сумма налога исчисленная»;
  • по строке «Сумма налога удержанная»;
  • по строке «Сумма налога перечисленная».

При этом по строке «Сумма налога перечисленная» нужно отразить не фактически перечисленную сумму НДФЛ, а сумму налога, подлежащую уплате в бюджет после уточнения налоговых обязательств сотрудника.

Аналогичные разъяснения содержатся в письме ФНС от 13.09.2012 № АС-4-3/15317.

В результате внесенных исправлений в карточке лицевого счета организации (налогового агента) сформируется переплата по НДФЛ. Однако эта переплата будет компенсирована за счет НДФЛ, удержанного из доходов других сотрудников, но не перечисленного в бюджет в связи с возвратом уволенному сотруднику.

Пример заполнения уточненной справки 2-НДФЛ при возврате налога, излишне удержанного из доходов уволенного сотрудника в истекшем налоговом периоде

Продавец Н.И. Коровина уволилась из организации в ноябре 2017 года. За период работы в 2017 году ей начислен доход в сумме 125 000 руб., из которого был удержан НДФЛ в размере 16 250 руб.

В 2018 году (после сдачи сведений по форме 2-НДФЛ) бухгалтер «Гермеса» обнаружил, что при расчете НДФЛ он ошибочно не учитывал стандартный налоговый вычет на ребенка (подп. 4 п. 1 ст. 218 НК), который полагался Коровиной в 2017 году. Завышение налоговой базы составило 16 800 руб. (1400 руб. × 12 мес.), сумма излишне удержанного налога – 2184 руб.

По заявлению Коровиной эта сумма была перечислена на ее счет в Сбербанке. Источником для возврата стали суммы НДФЛ, удержанные в 2018 году из доходов других сотрудников организации.

Бухгалтер организации пересчитал налоговые обязательства Коровиной и передал в налоговую инспекцию уточненную справку 2-НДФЛ за 2017 год.

В разделе 4 уточненной справки о доходах Коровиной за 2017 год бухгалтер указал:

  • код вычета – 126;
  • сумму вычета – 16 800 руб.

В разделе 5 бухгалтер отразил следующие данные:

  • по строке «Общая сумма дохода» – 125 000 руб.;
  • по строке «Налоговая база» – 108 200 руб.;
  • по строке «Сумма налога исчисленная» – 14 066 руб.;
  • по строке «Сумма налога удержанная» – 14 066 руб.;
  • по строке «Сумма налога перечисленная» – 14 066 руб.

В строках «Сумма налога, излишне удержанная налоговым агентом» и «Сумма налога, не удержанного налоговым агентом» бухгалтер поставил нули.

Ситуация: как заполнить раздел 5 справки по форме 2-НДФЛ, если исчисленная сумма налога была не полностью удержана с сотрудника

Заполните указанный раздел, руководствуясь Порядком, утвержденным приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485, и разъяснениями контролирующих ведомств.

Если в течение налогового периода налоговый агент не смог полностью удержать НДФЛ с выплаченных доходов, сумму задолженности налогоплательщика он должен передать на взыскание в налоговую инспекцию. Для этого в течение одного месяца с даты окончания налогового периода (до 1 марта следующего года) нужно направить письменное уведомление налогоплательщику и в налоговую инспекцию по месту учета налогового агента (п. 5 ст. 226 НК).

В качестве уведомления используйте форму 2-НДФЛ (п. 2 приказа ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485). При заполнении формы в поле «Признак» укажите цифру 2 (п. 5 ст. 226 НК, письмо Минфина от 27.10.2011 № 03-04-06/8-290). Сумму задолженности укажите по строке «Сумма налога, не удержанного налоговым агентом» формы 2-НДФЛ.

Если налоговый агент представил сведения о невозможности удержать НДФЛ, то это не освобождает его от обязанности подавать справки по форме 2-НДФЛ по окончании налогового периода (письма ФНС от 29.10.2008 № 3-5-04/652 и от 18.09.2008 № 3-5-03/513). Поэтому суммы доходов и исчисленного налога (в т. ч. неудержанного), которые ранее были отражены в справке 2-НДФЛ с признаком 2, укажите в годовых справках с признаком 1 (письмо Минфина от 27.10.2011 № 03-04-06/8-290).

Пример заполнения раздела 5 справки по форме 2-НДФЛ. Организация передает не полностью удержанную сумму НДФЛ на взыскание в налоговую инспекцию

Общая сумма зарплаты, начисленной экономисту А.С. Кондратьеву в 2017 году, составила 144 000 руб. В декабре 2017 года по просьбе сотрудника организация оплатила ему туристическую поездку. Дополнительный доход Кондратьева, полученный в натуральной форме, составил 60 000 руб.

Кондратьев является инвалидом II группы, поэтому в 2017 году он имел право на стандартный налоговый вычет в размере 500 руб. в месяц. Таким образом, общая сумма НДФЛ, исчисленная с доходов Кондратьева за 2017 год, равна:
(144 000 руб. – 500 руб. × 12 мес. + 60 000 руб.) × 13% = 25 740 руб.

По состоянию на 1 января 2018 года организация смогла удержать из зарплаты Кондратьева НДФЛ только в размере 17 940 руб. 1 января 2018 года Кондратьев уволился. Разницу между исчисленной и удержанной суммой налога организация передала на взыскание в налоговую инспекцию.

В разделе 5 справки о доходах Кондратьева за 2017 год, которую организация представила в инспекцию к 1 марта 2018 года, бухгалтер отразил следующие данные:

  • по строке «Общая сумма дохода» – 60 000 руб.;
  • по строке «Налоговая база» – 60 000 руб.;
  • по строке «Сумма налога исчисленная» – 7800 руб.;
  • по строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» – 7800 руб.

В поле «Признак» раздела 1 справки о доходах бухгалтер указал цифру «2», поскольку налоговый агент сообщает о невозможности удержать НДФЛ.

Эти же данные были включены в состав показателей справки 2-НДФЛ, которую организация представила в налоговую инспекцию к 1 апреля с признаком 1. В разделе 5 этой справки по Кондратьеву отражены следующие данные:

  • по строке «Общая сумма дохода» – 204 000 руб.;
  • по строке «Налоговая база» – 198 000 руб.;
  • по строке «Сумма налога исчисленная» – 25 740 руб.;
  • по строке «Сумма налога удержанная» – 17 940 руб.;
  • по строке «Сумма налога перечисленная» – 17 940 руб.;
  • по строке «Сумма налога, не удержанная налоговым агентом» – 7800 руб.

Ситуация: как заполнить раздел 5 справки 2-НДФЛ на сотрудника-иностранца, работающего по патенту

Раздел 5 справки 2-НДФЛ заполняйте в общем порядке. Сумму фиксированных авансов по патенту, на которую уменьшаете налог, укажите в одноименной строке. Если ее величина превышает сумму рассчитанного НДФЛ, то по строкам «Сумма налога удержанная» и «Сумма налога перечисленная» поставьте нули.

Это следует из самой формы 2-НДФЛ и Порядка ее заполнения, которые утверждены приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.

Пример, как заполнить справку 2-НДФЛ на сотрудника-иностранца, работающего по патенту

Гражданин Молдавии А.С. Кондратьев оплатил патент на ведение трудовой деятельности в Москве в период с 1 января по 31 декабря 2017 года. Размер фиксированного авансового платежа по НДФЛ составил 48 000 руб. (4000 руб. × 12 мес.).

15 января 2017 года Кондратьев устроился на работу по трудовому договору в ООО «Альфа». Его оклад – 30 000 руб. За фактически отработанное время в январе Кондратьеву начислено 22 000 руб. Права на стандартные налоговые вычеты у Кондратьева нет.

В день трудоустройства Кондратьев написал заявление об уменьшении НДФЛ на сумму уплаченных фиксированных платежей и представил квитанцию, подтверждающую уплату налога. В этот же день «Альфа» направила в налоговую инспекцию заявление о выдаче уведомления о подтверждении права на уменьшение налога. 20 января получили уведомление.

Начиная с января бухгалтер «Альфы» уменьшает НДФЛ с зарплаты Кондратьева на сумму фиксированных авансовых платежей.

Общая сумма НДФЛ с доходов Кондратьева за год составила 45 760 руб. Сумма авансовых платежей превышает эту величину, но к зачету или возврату не принимается (п. 7 ст. 227.1 НК). Поэтому при расчете НДФЛ к удержанию бухгалтер «Альфы» уменьшил сумму налога только на 45 760 руб. Права на возврат или зачет разницы 2240 руб. (48 000 руб. – 45 760 руб.) Кондратьев не имеет.

Помесячные расчеты налоговой базы и суммы НДФЛ к удержанию – в таблице.

Месяц Доход Начислен НДФЛ с зарплаты за месяц Начислен НДФЛ с зарплаты нарастающим итогом НДФЛ к удержанию (с учетом уплаченного фиксированного платежа)
Январь 22 000 руб. 2860 руб. (22 000 руб. × 13%) 2860 руб. 0 руб. (2860 руб. – 48 000 руб.)
Февраль 30 000 руб. 3900 руб. (30 000 руб. × 13%) 6760 руб. (2860 руб. + 3900 руб.) 0 руб. (6760 руб. – 48 000 руб. – 2860 руб.)
Март 30 000 руб. 3900 руб. (30 000 руб. × 13%) 10 660 руб. (6760 руб. + 3900 руб.) 0 руб. (10 660 руб. – 48 000 руб. – 6760 руб.)
Апрель 30 000 руб. 3900 руб. (30 000 руб. × 13%) 14 560 руб. (10 660 руб. + 3900 руб.) 0 руб. (14 560 руб. – 48 000 руб. – 10 660 руб.)
Май 30 000 руб. 3900 руб. (30 000 руб. × 13%) 18 460 руб. (14 560 руб. + 3900 руб.) 0 руб. (18 460 руб. – 48 000 руб. – 14 560 руб.)
Июнь 30 000 руб. 3900 руб. (30 000 руб. × 13%) 22 360 руб. (18 460 руб. + 3900 руб.) 0 руб. (22 360 руб. – 48 000 руб. – 18 460 руб.)
Июль 30 000 руб. 3900 руб. (30 000 руб. × 13%) 26 260 руб. (22 360 руб. + 3900 руб.) 0 руб. (26 260 руб. – 48 000 руб. – 22 360 руб.)
Август 30 000 руб. 3900 руб. (30 000 руб. × 13%) 30 160 руб. (26 260 руб. + 3900 руб.) 0 руб. (30 160 руб. – 48 000 руб. – 26 260 руб.)
Сентябрь 30 000 руб. 3900 руб. (30 000 руб. × 13%) 34 060 руб. (30 160 руб. + 3900 руб.) 0 руб. (34 060 руб. – 48 000 руб. – 30 160 руб.)
Октябрь 30 000 руб. 3900 руб. (30 000 руб. × 13%) 37 960 руб. (34 060 руб. + 3900 руб.) 0 руб. (37 960 руб. – 48 000 руб. – 34 060 руб.)
Ноябрь 30 000 руб. 3900 руб. (30 000 руб. × 13%) 41 860 руб. (37 960 руб. + 3900 руб.) 0 руб. (41 860 руб. – 48 000 руб. – 37 960 руб.)
Декабрь 30 000 руб. 3900 руб. (30 000 руб. × 13%) 45 760 руб. (41 860 руб. + 3900 руб.) 0 руб. (45 760 руб. – 48 000 руб. – 41 860 руб.)
Итого за год 352 000 руб. 45 760 руб. X 0 руб. (45 760 руб. – 48 000 руб.)

Форму 2-НДФЛ по Кондратьеву бухгалтер заполнил по общим правилам.

В разделе 2 справки о доходах Кондратьева за 2017 год бухгалтер указал:

  • статус налогоплательщика – 6;
  • гражданство (код страны) – 498.

В разделе 5 бухгалтер отразил следующие данные:

  • по строке «Общая сумма дохода» – 352 000 руб.;
  • по строке «Налоговая база» – 352 00 руб.;
  • по строке «Сумма налога исчисленная» – 45 760 руб.;
  • по строке «Сумма фиксированных авансовых платежей» – 45 760 руб.;
  • по строке «Сумма налога удержанная» – 0 руб.;
  • по строке «Сумма налога перечисленная» – 0 руб.

27 марта 2018 года бухгалтер сдал в инспекцию справку о доходах Кондратьева за 2017 год.

Ситуация: как заполнить 2-НДФЛ по обособленным подразделениям. Одно из них закрыли в последний день отчетного периода, а сотрудников перевели во второе. Зарплату начислили в первом подразделении, а выплатили во втором

Доходы по зарплате переходного месяца и НДФЛ отразите в справках 2-НДФЛ по второму обособленному подразделению, в которое перевели сотрудников.

Если организация закрывает обособленное подразделение, она должна:

– перечислить в бюджет НДФЛ с доходов, выплаченных сотрудникам закрытого обособленного подразделения;
– представить справки 2-НДФЛ до даты, когда обособленное подразделение закрыто.

Справки представьте в ИФНС, в которой закрытое обособленное подразделение состояло на учете. Если до даты, когда закрыли обособленное подразделение, вы не успели сдать справку, сдайте ее в срок до 1 апреля следующего года. Но уже в ИФНС по месту учета головной организации. Это следует из письма ФНС от 02.03.2016 № БС-4-11/3460 и подтверждается информацией на официальном сайте ФНС.

В справках 2-НДФЛ по сотрудникам закрытого подразделения отразите все выплаты до даты, когда подразделение сняли с учета. В нашей ситуации зарплату за последний месяц отчетного периода, в котором закрыли первое подразделение, выплатило уже второе. Значит, второе подразделение и удерживает НДФЛ с этих выплат. Поэтому зарплату за этот месяц в справки 2-НДФЛ по закрытому подразделению не включайте. Эти выплаты должно отразить в справках 2-НДФЛ второе обособленное подразделение.

Пример, как заполнить 2-НДФЛ по обособленным подразделениям. Одно из них закрыли в последний день отчетного периода, а сотрудников перевели во второе. Зарплату начислили в первом подразделении, а выплатили во втором

ОП № 1 закрылось 31 марта. Зарплату за март начислило ОП № 1. А выплатило ОП № 2, в которое перевели всех сотрудников. В справке 2-НДФЛ по сотрудникам бухгалтер закрытого обособленного подразделения отразил выплаты за январь и февраль 2018 года.

Оклад сотрудника ОП № 1 – 50 000 руб. Других выплат сотруднику не было. Вычеты сотруднику не предоставлялись. Сумма НДФЛ – 6500 руб. (50 000 руб. × 13%).

29 марта бухгалтер представил в ИФНС по местонахождению закрытого обособленного подразделения справку 2-НДФЛ по каждому сотруднику этого подразделения. В ней он отразил доходы за январь и февраль.

Все расчеты по зарплате за март и последующие месяцы производит уже ОП № 2.

Оклад сотрудника, которого перевели в ОП № 2, – 50 000 руб. Других выплат в 2018 году не было. Стандартные вычеты не предоставлялись. Сумма НДФЛ – 6500 руб. (50 000 руб. × 13%). По окончании налогового периода бухгалтер ОП № 2 представил в ИФНС по месту учета обособленного подразделения справку 2-НДФЛ. В ней он отразил выплаты с марта по декабрь.

В том же порядке бухгалтер заполнил расчет 6-НДФЛ.

Ситуация: как отразить сумму налога в разделе 5 справки 2-НДФЛ при смене налогового статуса сотрудника

Сумму исчисленного налога укажите исходя из окончательного статуса сотрудника, а сумму удержанного – по фактически удержанным суммам.

Налоговый статус сотрудника определяют на конец налогового периода. Если в течение налогового периода у сотрудника изменился налоговый статус, справку 2-НДФЛ заполняют исходя из того статуса, который сложился на конец года.

Таким образом, сумму налога по итогам года нужно рассчитать по той налоговой ставке, которая соответствует налоговому статусу на конец года. Эту сумму укажите в поле «Сумма налога исчисленная» раздела 5 справки. А вот в поле «Сумма налога удержанная» раздела 5 указывают сумму НДФЛ, фактически удержанную при каждой выплате дохода.

Такие разъяснения в письме Минфина от 21.07.2017 № 03-04-06/46690.

Как сдать

Сдавать справки можно только двумя способами:
– в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи;
– на бумаге (лично, через представителя или по почте с описью вложения), если число справок не больше 24 штук.

Это следует из положений пункта 3 статьи 2 Закона от 2 мая 2015 № 113-ФЗ.

.

Уточненные справки3

Если после сдачи справки в налоговую инспекцию налог пересчитали, составьте новую справку по форме 2-НДФЛ. При ее оформлении в полях «№ __» и «от __» укажите номер ранее представленной справки и новую дату составления. А в поле «Номер корректировки» укажите значение на единицу большее, чем в предыдущей справке. Например, если это первая корректировка, укажите 01. Уточненную справку составляйте по форме, действовавшей в том периоде, за который вносятся уточнения. Например, в 2018 году вы корректируете сведения за 2014 год. В этом случае уточненную справку составьте по форме, утвержденной приказом ФНС от 17.11.2010 № ММВ-7-3/611. Это следует из положений пункта 5 Порядка, утвержденного приказом ФНС от 16.09.2011 № ММВ-7-3/576, и письма ФНС от 24.02.2011 № КЕ-4-3/2975.

Составлять уточненные справки 2-НДФЛ в отношении сотрудников, которые по итогам налогового периода приобрели статус резидента, не требуется. В таких случаях перерасчет НДФЛ и возврат излишне удержанных сумм осуществляет не налоговый агент, а налоговые инспекции на основании деклараций по форме 3-НДФЛ (п. 1.1 ст. 231 НК). Об этом сказано в письме Минфина от 29.11.2012 № 03-04-06/6-335.

Если справку отправили в инспекцию по ошибке, аннулируйте ее. А вот перед подачей уточненной справки направлять аннулирующую не нужно. Это следует из разделов I и II Порядка, утвержденного приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485.

Неправомерный имущественный вычет по уведомлению

Возможна ситуация, когда компания по уведомлению предоставила сотруднику имущественный вычет, а впоследствии выяснилось, что человек не имеет права на этот вычет. В этом случае компания не должна доудерживать налог и корректировать справки 2-НДФЛ. Доплачивать налог в бюджет будет сам сотрудник. Для этого он должен явиться в инспекцию и сдать декларацию 3-НДФЛ. Также у налогового агента нет обязанности сдавать сведения о невозможности удержать налог. Такие разъяснения в письме ФНС от 10.07.2017 № БС-3-11/4662.

Изменились паспортные данные

Персональные данные в справке 2-НДФЛ должны быть актуальными на дату отправки в налоговую инспекцию. Если после подачи справки 2-НДФЛ у сотрудника изменились паспортные данные (имя, фамилия и т. д.), уточненную справку не подавайте. Это следует из раздела IV Порядка, утвержденного приказом ФНС от 30.10.2015 № ММВ-7-11/485. Аналогичные разъяснения в письмах ФНС от 01.11.2016 № БС-4-11/20817, от 29.12.2017 № ГД-4-11/26889.