Коллеги, продолжаем публиковать полезную информацию для бухгалтеров НКО. Сегодня расскажем о зарплатных отчетах. Предостерегаем: не подгоняйте цифры в 6-НДФЛ, ЕРСВ и 4-ФСС. Есть три ключевых показателя в трех зарплатных отчетах, которые могут совпадать, но чаще всего отличаются. Если заполнить одинаковые суммы, то вы исказите сведения.

Если из-за ошибок в ЕРСВ и 4-ФСС вы занизите взносы, то инспекторы и фонды оштрафуют на 20 процентов (ст. 122 НК, ст. 26.29 Федерального закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). А за ошибки в 6-НДФЛ возможны сразу два штрафа: 500 руб. — за недостоверные данные, и еще 20 процентов — за занижение налога (ст. 126.1 и 123 НК).

Показатель 1. Численность физлиц

Во всех зарплатных отчетах вы показываете численность физлиц, но эти показатели отличаются.

6-НДФЛ. В строке 060 раздела 1 отразите число физлиц, кто получил облагаемые доходы. Проверьте, сколько регистров по НДФЛ вы завели на 2018 год, такое число и впишете в строку 060.

ЕРСВ. В расчете по страховым взносам есть два показателя численности. В строках 010 подразделов 1.1, 1.2 и приложения 2 вы записываете число застрахованных по трем видам страхования, а в строках 020 подразделов 1.1 и 1.2 — число физлиц, с выплат которым начисляли взносы.

4-ФСС. На титульном листе вы ставите среднесписочную численность работников. Этот показатель вы считаете по правилам статистики, включаете в него лишь работников по основному месту (п. 76—79.11 приказа Росстата от 22.11.2017 № 772).

Могут ли показатели совпадать. Число человек в 6-НДФЛ больше, чем в расчетах по взносам, если фирма платила сторонним «физикам» за аренду либо выдавала дивиденды учредителям — не работникам.

Количество застрахованных в расчете по взносам больше остальных показателей, если работницы в декрете или «детском» отпуске получали только пособия, работники ушли в отпуск за свой счет, подрядчик заключил договор с фирмой, не еще не получил вознаграждение.

Среднесписочная численность в 4-ФСС будет меньше, если у вас трудятся совместители.

В каких случаях численность совпадает в трех отчетах, мы показали на схеме 1 ниже. Ищите ошибку, если условия выполняются, но цифры в отчетах не равны.

Пример 1. Как определить численность

В компании работают 10 человек по трудовому договору, для всех это основное место работы. В 2018 году фирма не заключала и не расторгала трудовые договоры. Все получали зарплату в течение шести месяцев. В июне компания заключила договор подряда с физлицом, в том же месяце выплатила вознаграждение. В строке 060 расчета 6-НДФЛ фирма «заполнит» 11 человек, в расчете 4-ФСС — 10 человек, так как подрядчики не застрахованы от несчастных случаев.

 

Показатель 2. Облагаемые выплаты

НДФЛ и взносы вы начисляете по разным правилам. Одни и те же суммы могут попасть в базу по НДФЛ, но не облагаться взносами. К тому же взносы вы считаете в месяце, в котором начислили выплату, а НДФЛ — в периоде, когда работник получил доход (ст. 424 и 223 НК). Поэтому суммы в трех зарплатных отчетах будут различаться.

6-НДФЛ. В строке 020 вы записываете доходы физлиц, которые полностью или частично облагаются НДФЛ. Необлагаемые суммы, например декретные, не отражаете (письмо ФНС от 15.12.2016 № БС-4-11/24064@).

Сверьте даты в строках 100 — 120 расчета 6-НДФЛ за полугодие.
Сервис — далее в статье

Расчет по взносам. В строках 050 подразделов 1.1 и 1.2 вы укажете выплаты по трудовым и гражданско-правовым договорам, облагаемые пенсионными и медицинскими взносами. В строке 050 приложения 2 — выплаты только по трудовым договорам, на которые начисляете социальные взносы (ст. 421 НК). Даже если применяете нулевые тарифы по медицинским и социальным взносам, выплаты запишите в подразделе 1.2 и приложении 2.

4-ФСС. Базу по взносам на травматизм вы запишете в строке 3 таблицы 1. Это облагаемые выплаты по трудовым договорам (п. 2 ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ).

Могут ли показатели совпадать. Доходы в 6-НДФЛ больше базы по взносам, если вы выдавали в этом году дивиденды, арендную плату, больничные, облагаемую материальную помощь, вознаграждения подрядчикам. База по взносам превышает доходы в 6-НДФЛ, если вы начислили отпускные в июне, а выплатили уже в июле.

Показатель 3. Вычеты и необлагаемые суммы

Вычеты в 6-НДФЛ и необлагаемые выплаты в расчете по взносам и 4-ФСС будут равны только в редких случаях. Например, если вы не предоставляли вычеты по НДФЛ на детей, жилье, обучение и лечение и не выплачивали пособия.

6-НДФЛ. В строке 030 вы записываете стандартные, социальные и имущественные вычеты, которые предоставили работникам. Кроме того, вы указываете здесь необлагаемую часть доходов, которые частично облагаются НДФЛ. Например, вы выдали работнику материальную помощь на лечение в сумме 9 тыс. руб. Необлагаемую часть — 4 тыс. руб. включаете в строку 030 (п. 28 ст. 217 НК). Полностью не облагаемые суммы — детские пособия, помощь до 4 тыс. руб. и пр. — вы не отражаете в строке 030.

Расчет по взносам. В строках 040 подразделов 1.1 и 1.2 вы записываете все необлагаемые выплаты, в частности больничные, декретные и детские пособия (ст. 422 НК). Также сюда включаете необлагаемые части выплат. В строке 030 приложения 2 указываете суммы, на которые не начисляете социальные взносы. Это выплаты, которые записали в подразделах 1.1 и 1.2, а также вознаграждения по договорам подряда и услуг (подп. 2 п. 3 ст. 422 НК).

4-ФСС. В строке 2 таблицы 1 вы укажете выплаты, на которые не начисляли взносы на травматизм (ст. 20.2 Закона № 125-ФЗ). Выплаты подрядчикам вообще не входят в объект по взносам, если фирма в договоре не записала условие о страховке (ст. 20.1 Закона № 125-ФЗ). Поэтому в строках 1 и 2 вознаграждения подрядчикам не отражайте.

Могут ли показатели совпадать. Необлагаемые выплаты в расчете по взносам и 4-ФСС могут быть равны.